Menu
Desain Rumah – Desain Interior – Bangun Rumah – Renovasi Rumah

Artikel: 1.13. Mengelola Email Efektif | HBS Blog

  • Share

Strategi buat Menjinakkan Inbox Anda

Mengelola email secara efektif dan menjadi lebih produktif.

Hari ini Senin pagi. Ketika Linda duduk di mejanya dia mengalami sensasi tenggelam akrab di perutnya … Dia tidak takut kepala hari itu – dia takut inbox email-nya!

Linda memimpin sebuah tim besar , & ia mendapat sedikitnya 50 email setiap hari. Membaca dan menanggapi seluruh surat ini memakan saat usang, & sebagian akbar karyanya mengambil pulang kursi buat tugas ini setiap hari. Akibatnya, dia populer pada belakang proyek, dan beliau mulai datang pada akhir pekan hanya buat mengejar ketinggalan.

Ketika digunakan secara tepat, email adalah indera komunikasi yg sangat bermanfaat. Tapi, misalnya Linda, poly berdasarkan kita merasa kewalahan sang jumlah mail yang kami terima dan perlu buat merespon.

Tetapi, terdapat cara buat mengelola email Anda sehingga Anda akan lebih produktif. Pada artikel ini, kita akan menjelajahi taktik buat melakukan hal ini, sebagai akibatnya Anda mampu menerima di menggunakan kerja nyata pada tangan.

Catatan:

Perlu diingat bahwa strategi ini mungkin nir bekerja buat semua orang. Jadi gunakan evaluasi Anda sendiri yg terbaik saat berpikir mengenai bagaimana buat mengelola email Anda.

Memeriksa Email

Mengecek email Anda secara teratur dalam siang hari bisa sebagai cara yang efektif untuk menjaga kotak masuk Anda pada taraf ditangani.

Namun, gangguan konstan dan gangguan yang datang dari multitasking dengan cara ini secara dramatis dapat menurunkan produktivitas Anda, dan mengganggu kemampuan Anda untuk memasuki keadaan aliran ketika bekerja pada proyek-proyek bernilai tinggi.

Periksa Email pada Times Set

Salah satu taktik bisa Anda pakai adalah buat menilik email hanya dalam set poin pada siang hari. Misalnya, Anda mungkin menetapkan bahwa Anda hanya akan menyelidiki hal email pertama Anda pada pagi hari, sebelum makan siang, dan dalam akhir hari.

Di sini, hal ini membantu untuk mengatur perangkat lunak email Anda untuk “menerima” pesan hanya pada waktu tertentu, sehingga Anda tidak terganggu oleh pesan-pesan yang masuk. Jika Anda tidak dapat melakukan hal ini, setidaknya pastikan bahwa peringatan terdengar dan visual dimatikan.

Kapan Periksa Email

Anda juga dapat memesan waktu untuk membaca dan menanggapi email setelah periode panjang kerja terfokus, atau pada saat hari ketika energi Anda dan kreativitas berada di terendah mereka (ini berarti bahwa Anda dapat melakukan pekerjaan nilai yang lebih tinggi pada waktu lain). Artikel kami, Apakah ini Tugas Pagi? akan membantu Anda mengidentifikasi ketika Anda merasa paling energik, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu tepat.

Jika Anda khawatir bahwa rekan-rekan Anda, bos, atau klien akan terganggu atau bingung bahwa Anda tidak menanggapi email mereka dengan cepat, menjelaskan bahwa Anda hanya memeriksa email pada waktu tertentu, dan bahwa mereka dapat menghubungi Anda atau menggunakan pesan instan , jika masalah ini benar-benar mendesak.

Catatan:

Jelas, pada beberapa kiprah, Anda harus menilik email secara teratur, terutama apabila bisnis Anda memakai email menjadi indera komunikasi primer. Seperti dengan seluruh taktik, menggunakan evaluasi Anda, dari keadaan Anda.

Membaca Email

Ketika tiba buat membaca email, Anda bisa membuang-buang jam jika Anda nir menggunakan ketika ini cerdas.

Aturan Dua Menit

Pertama, coba gunakan "Dua-Menit Aturandanquot; (sebuah konsep dari David Allen, penulis Getting Things Done) – jika email akan memakan waktu kurang dari 2 mnt (membaca cepat, & jawaban singkat) maka mengurusnya sekarang, bahkan jika itu bukan prioritas tinggi.

Ide di pulang ini merupakan bahwa bila membutuhkan ketika kurang dari 2 mnt buat bertindak, kemudian membaca & kemudian menyimpan tugas pergi "buat melakukan kemudiandanquot; memakan waktu lebih lama menurut itu akan hanya mengurus tugas kini .

Jadwal Waktu

Untuk email yang akan memakan waktu lebih lama dari dua menit untuk membaca atau menanggapi, jadwal waktu pada kalender Anda, atau menambah ini sebagai tindakan pada Anda To-Do List , untuk melakukan nanti.

Kebanyakan program email akan memungkinkan Anda untuk menyorot, bendera, atau bintang pesan yg membutuhkan respon, sehingga memanfaatkan fitur ini bermanfaat kapanpun Anda mampu.

Tip:

Banyak berdasarkan kita juga mendapatkan poly pemberitahuan internal. Mereka merupakan orang "FYIdanquot; email berdasarkan tempat kerja perusahaan atau anggota tim yg ingin menjaga kita "pada bundar." Jika Anda melihat nama Anda pada kolom "ccdanquot; bukan kolom "Todanquot;, kemungkinan itu email FYI. Pertimbangkan pengajuan itu pada folder "Untuk Bacadanquot;, dan mengatasi waktu Anda punya waktu.

Mengorganisir Email

Dapatkah Anda membayangkan mempunyai sebuah kotak dengan apa-apa di dalamnya? Ini hampir terdengar terlalu bagus buat menjadi fenomena!

Meskipun kotak masuk kosong (pula diklaim "kotak masuk noldanquot;) mungkin nir realistis bagi banyak menurut kita, menjaga kotak masuk primer kami dibersihkan mampu menciptakan kita lebih teratur, & membantu menghilangkan stres.

Pengajuan Email

Mulailah dengan menyiapkan sistem pengarsipan sederhana buat membantu mengelola mail Anda.

Anda bisa menggunakan kategori berjudul "Aksi Produk", "Menunggu," "Referensidanquot;, dan "Arsip." Jika Anda mampu buat permanen di atas folder Anda – terutama "Aksi" dan "Menunggu" folder – Anda bisa memakai mereka menjadi informal, To-Do List buat hari itu.

Jika empat kategori terdengar terlalu sederhana buat kebutuhan Anda, Anda bisa mengkonfigurasi sistem yg lebih rinci. Misalnya, Anda sanggup menciptakan folder untuk setiap proyek yg sedang Anda kerjakan, atau memiliki folder ditetapkan buat masing-masing klien Anda atau energi penjualan.

Keuntungan buat menciptakan folder khusus untuk email pemrosesan adalah bahwa hal itu membuat pencarian lebih gampang buat mail masa kemudian. Alih-alih menjelajahi semua sistem email, Anda hanya bisa mencari di folder eksklusif.

Tip:

Sebuah pendekatan cara lain adalah dengan menggunakan alat berbasis PC pencari yang baik misalnya Google Desktop Search – ini menciptakan sangat mudah buat mencari email & dokumen lainnya.

Menggunakan Aturan

Kebanyakan acara email, misalnya Outlook & Gmail, memungkinkan Anda buat membangun "Aturandanquot; buat membantu menggunakan menyortir email ke dalam folder eksklusif.

Misalnya, Anda mungkin akan mendapatkan beberapa email per hari memberitahukan penjualan bahwa perusahaan Anda telah dibentuk. Anda ingin mendapat ini, lantaran Anda ingin melihat apa yang terjadi, namun Anda tidak ingin mereka kekacauan Kotak Masuk Anda.

Ini adalah di mana Anda sanggup menciptakan sebuah Aturan dalam acara email Anda yg bergerak email menggunakan "Pemberitahuan Dijual:" pada baris subjek lurus ke "Penjualan Made" folder segera sesudah mereka masuk ini membebaskan waktu Anda menurut pengajuan ini email , dan memungkinkan Anda buat menyimpan semua email penjualan dalam satu folder.

Non-esensial Email

apabila Anda secara teratur menerima email misalnya newsletter, blog dan feed artikel, pertimbangkan buat memiliki mereka kembali diarahkan ke alamat email lain, atau anggaran digunakan, sehingga mereka pribadi dikirim ke folder tertentu.

Ini akan membantu menjaga kotak masuk utama Anda kentara, dan mereka akan berada pada satu loka, siap buat membaca pada saat yang tepat.

Tip:

Anda dapat membuat perbedaan bagi dunia, bos kolega Anda dan klien dengan menulis email yang efektif . Ini tidak hanya akan menyelamatkan mereka stres dan frustrasi, tetapi ringkas, email yang relevan juga dapat menyimpan sejumlah besar waktu – Anda dan mereka.

Kebiasaan Tim yg Terbaik

Salah satu hal terbaik yg dapat Anda lakukan, buat membatasi jumlah email yg Anda perlu proses, merupakan mendorong tim Anda buat mengirimkan Anda kurang.

Sebagai contoh, apabila anggota tim eksklusif secara teratur mengirim Anda panjang, ditarik keluar email, abaikan mereka memahami. Katakan pada mereka menggunakan lembut tapi tegas bahwa karena permintaan dalam waktu Anda, Anda akan menghargai email tidak lebih menurut satu atau dua paragraf. Apa pun lebih usang berdasarkan yg seharusnya mengklaim panggilan telepon. Atau, mereka sanggup mampir tempat kerja Anda buat sebuah diskusi.

Juga, mempromosikan email yang baik dan strategi komunikasi dalam organisasi Anda – mendorong orang untuk menggunakan strategi yang disorot dalam artikel ini dan kami Menulis Email yang Efektif dan Menggunakan Instant Messaging artikel.

Poin Penting :

Kebanyakan dari kita merasa kewalahan melalui email. Meskipun alat komunikasi yang akbar, lebih acapkali daripada tidak itu berlebihan. Dengan mengelola secara efektif, Anda bisa secara signifikan meningkatkan produktivitas Anda.

Untuk menerima kontrol berdasarkan kotak masuk Anda, mulailah menggunakan menilik dan pengolahan email hanya pada saat eksklusif pada siang hari. Apabila Anda khawatir mengenai respon tertunda, abaikan orang memahami bahwa Anda nir periksa email Anda monoton.

Juga, cobalah buat menjaga kotak masuk Anda sejelas mungkin. Mengatur mail menggunakan folder seperti "Aksidanquot;, "Menunggudanquot; & "Arsip". Dan saat Anda melakukan cek mail, memakai aturan 2 menit – setiap email yang dapat dibaca dan ditanggapi dalam dua mnt atau kurang wajib ditangani saat itu.

Anda pula bisa mengurangi surat masuk Anda menggunakan meminta orang buat mengirim Anda kurang, & dengan advokasi email yang efektif & taktik komunikasi pada organisasi Anda.

Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya

  • Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.