Artikel: 1.7. Program Tindakan | HBS Blog

Posted on

Menjadi Luar biasa Terorganisir menggunakan Baik

Membawa penekanan buat cara Anda bekerja.

Kita semua tahu bagaimana berguna To-Do Lists adalah ketika kita memulai karir kita.

Tetapi, To-Do Lists dapat dengan cepat sebagai kewalahan ketika kita mengambil tanggung jawab buat beberapa proyek – lantaran poly menurut kita lakukan ketika kita menjadi manajer.

Salah satu masalah merupakan bahwa, bagi kebanyakan menurut kita, To-Do Lists kita tidak direncanakan, penekanan, daftar tindakan.

Sebaliknya, mereka adalah semacam catch-semua buat banyak hal yang belum selesai & belum diterjemahkan ke pada output. Sebagai model, entri eksklusif, misalnya "Panggil Tina di Sales," mungkin ada beserta menggunakan aspirasi samar, misalnya "Menulis rencana pemasaran." Seringkali, rincian ditindaklanjuti nyata menurut apa yg harus Anda "buat melakukan" yang hilang.

Masalah lain merupakan bahwa sekali Anda mempunyai lebih berdasarkan, katakanlah, 20 entri pada daftar Anda, itu menjadi rumit & sulit buat dipakai. Ini berarti bahwa Anda mulai kehilangan aktivitas kunci dan komitmen.

Ini adalah pada mana Program Aksi bermanfaat. Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do List, yang menggabungkan pendek, tujuan jangka menengah dan jangka panjang. Mereka membantu Anda buat merencanakan waktu Anda, tanpa komitmen lupa datang buat meledakkan jadwal Anda terpisah. Dan, lantaran mereka mendorong Anda berpikir tentang prioritas Anda menggunakan sahih, Anda dapat fokus dalam hal-hal yang materi, dan menghindari frittering ketika Anda pergi pada kegiatan bernilai rendah.

Tindakan Program juga membantu Anda masuk ke kebiasaan mendelegasikan pekerjaan. Semua ini memungkinkan Anda menghemat waktu – dan pergi tepat waktu – sementara juga meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Dengan demikian, mereka membantu Anda membawa prioritas cerdas dan kontrol kembali ke kehidupan Anda, pada waktu mana Anda dinyatakan akan merasa kewalahan dengan pekerjaan.

Tip:

Ketika Anda pertama kali mendengar tentang mereka, Program Aksi dapat terdengar rumit dan sulit untuk digunakan. Mereka lebih rumit daripada To-Do List , tetapi jika Anda bertahan dan menghabiskan beberapa jam belajar bagaimana menggunakan mereka, Anda akan segera menemukan diri kembali memegang kendali dari beban kerja Anda – dan jauh lebih sedikit stres sebagai hasilnya!

Cara Gunakan Program Tindakan

Ikuti empat langkah untuk menciptakan Program Tindakan Anda:

Langkah 1 – Koleksi

Pertama, membuat daftar panjang dari semua hal pada dunia Anda yang membutuhkan resolusi. Cobalah untuk mengumpulkan dan menuliskan segala sesuatu yang Anda merasa tidak lengkap & perlu tindakan menurut Anda buat menerima terselesaikan, apakah itu mendesak atau nir, akbar atau mini , pribadi atau profesional.

Ke mana, koleksi ini berlangsung secara otomatis. E-mail permintaan semakin disimpan dalam kotak masuk Anda, memo menuntut perhatian kita sedang dikirimkan ke pada nampan-Anda, mail ini mencapai kotak surat Anda, dan pesan meminta tindakan yg terakumulasi dalam surat suara Anda.

Tapi ada jua hal-hal lain – hal yang diparkir pada kepala Anda, proyek Anda ingin menjalankan, hal-hal yg Anda berniat buat berurusan dengan berbaring pada bagian bawah laci, ide-ide ditulis di atas kertas bit liar – yg perlu dikumpulkan dan dimasukkan ke pada loka yg terlalu. Bawa semua tindakan dan proyek bersama-sama dan persediaan mereka di satu loka.

Dan – ini benar-benar penting – pastikan bahwa Anda tujuan pribadi dibawa ke daftar ini.

Tips 1:

Anda bisa mengalami stres yang luar biasa bila Anda mempunyai terlalu poly mental "Untuk Dosdanquot; mengambang pada kepala Anda. Anda tidak pernah tahu apakah Anda sudah lupa hal-hal, dan Anda akan selalu memiliki perasaan jelek tidak telah mencapai semua yang ingin Anda capai.

Dengan menuliskan segala sesuatu pada Program Aksi Anda, Anda dapat mengosongkan pikiran Anda dari stres pengingat dan pastikan bahwa Anda memprioritaskan tindakan ini koheren dan konsisten. Hal ini memiliki manfaat insidental membantu Anda meningkatkan konsentrasi Anda, hanya karena Anda tidak memiliki gangguan ini berdengung di sekitar pikiran Anda.

Tips dua:

Pertama kali Anda membuat Program Aksi Anda, Anda akan menghabiskan sementara – mungkin dua jam – menempatkan beserta-sama. Ini merupakan porto di muka mengorganisir hayati Anda. Tetapi, sehabis Anda melakukan ini, Anda akan kagum melihat betapa jauh lebih dalam kendali Anda merasa. Ini akan membutuhkan bisnis yg relatif mini buat menjaga Program Aksi Anda up-to-date setelah ini.

Tip tiga:

Anda akan menemukan hal termudah apabila Anda terus Program Aksi Anda dalam personal komputer Anda sebagai sebuah dokumen pengolah istilah. Ini akan membuatnya gampang buat menempatkan bersama-sama, memperbarui, & menjaga tanpa poly redrafting membosankan.

Langkah dua – Pemangkasan

Sekarang, proses daftar yg Anda buat dalam langkah 1, menggunakan melihat hati-hati pada setiap item. Putuskan apakah Anda wajib , sebenarnya, merogoh tindakan pada atasnya. Banyak berdasarkan apa yg tiba dengan cara kami tidak memiliki relevansi nyata bagi kita, atau sahih-sahih nir penting dalam skala hal. Jika itu terjadi, lalu hapus hal-hal berdasarkan daftar Anda.

Langkah tiga – Pengorganisasian dan Memprioritaskan

Langkah ini tiba dalam tiga bagian.

Pertama-tama, meninjau inventaris proyek dan tindakan. Kelompok bersama, terpisah tindakan individu yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar.

Di rumah, contohnya, Anda mungkin ingin memperbaiki kamar mandi Anda & mengecat ruang tamu Anda: ini bisa masuk ke sebuah proyek "Rumah Renovasidanquot;. Di tempat kerja, Anda bisa berkontribusi menggunakan persyaratan untuk sistem komputer baru, dan mungkin dibutuhkan buat menguji dan melatih tim Anda dalam sistem ini: seluruh ini pergi ke "Sistem Komputer Upgrade" proyek.

Apa yg Anda akan temukan adalah bahwa sekali Anda mulai menyortir daftar item, mereka hampir akan tampak "mengorganisir diri" ke proyek-proyek yg koheren. (Anda pula perlu memastikan bahwa tujuan pribadi Anda disertakan menjadi proyek individu.)

Kedua, meninjau proyek-proyek dan memprioritaskan mereka dalam rangka penting (misalnya, dengan coding mereka dari A ke F) tergantung pada kepentingan mereka. (Jelas, tujuan pribadi Anda adalah proyek sangat penting!)

Ketiga, masukkan proyek-proyek Anda ke dalam Program Tindakan Anda (menggunakan pendekatan kami jelaskan di bawah). Program Aksi dibagi menjadi tiga bagian:

  • Daftar Aksi berikutnya – ini menunjukkan tindakan berikutnya kecil yang akan Anda ambil untuk memindahkan proyek ke depan.
  • Tindakan didelegasikan Daftar – proyek ini menunjukkan dan tindakan yang Anda harus didelegasikan kepada orang lain.
  • Katalog proyek – ini menunjukkan semua proyek yang Anda terlibat dalam, dan tugas individu kecil yang memberikan kontribusi kepada mereka.

Kabar besar adalah bahwa, dengan tahap ini, Anda telah membuat bagian terbesar dari Program Aksi Anda: Katalog Proyek! Ini adalah daftar proyek prioritas dan kegiatan yang Anda baru saja selesai.

Biasanya, Catalog Proyek pada bagian belakang berdasarkan Program Aksi, karena Anda acapkali hanya harus mengacu dalam selama proses review mingguan.

Selanjutnya, menciptakan List Delegated dengan bekerja melalui Proyek katalog Anda, dan mengidentifikasi tugas-tugas yang telah Anda didelegasikan. Catat ini di bawah nama orang yang Anda telah didelegasikan aktivitas, bersama dengan pos-pos pemeriksaan Anda sudah setuju.

Tip:

Jika Anda belum didelegasikan apa pun, atau Anda belum setuju pos inspeksi, jangan khawatir! Apa yang kami lakukan di sini merupakan menciptakan kerangka Anda akan bekerja dengan – Anda akan memiliki poly ketika untuk menggunakan kerangka kerja ini nanti!

Biasanya, Daftar Tindakan Delegated duduk pada depan Proyek Katalog dalam dokumen Anda Program Aksi, karena Anda akan perlu mengacu dalam cukup sering.

Akhirnya, membuat Daftar Aksi Berikutnya Anda dengan bekerja melalui proyek-proyek yang Anda telah diberikan prioritas tertinggi – proyek yang Anda inginkan dan butuhkan untuk bergerak maju pada langsung – dan ekstrak tindakan logis berikutnya untuk proyek-proyek.

Daftar Aksi Berikutnya berjalan pada page depan Program Tindakan Anda, karena Anda akan lihat berkali-kali sehari.

Tips 1:

apabila Aksi Berikutnya merupakan akan mengambil kurang berdasarkan beberapa menit, lalu mengapa nir melakukannya dengan sahih pergi? Pastikan, meskipun, bahwa Anda tiba pulang dan merampungkan Program Aksi Anda!

Tips dua:

Hal ini pemilihan tindakan selanjutnya yang sempurna yg membutuhkan sejumlah pertimbangan. Jika galat satu proyek Anda merupakan lebih dari penting-naik, lalu memiliki beberapa Berikutnya Tindakan berdasarkan proyek ini pada daftar Anda, dan menjaga Tindakan Berikutnya lain buat minimal. Namun, jika Anda perlu buat menyimpan banyak proyek "mendidih pulang," telah Tindakan Selanjutnya menurut masing-masing dalam daftar Anda.

Tip tiga:

apabila mungkin, tetap Tindakan Berikutnya Anda kecil dan dapat dicapai, idealnya sebagai akibatnya mereka nir merogoh lebih dari beberapa jam buat menuntaskan. Ini akan membantu Anda menjaga momentum di proyek, dan sangat mempertinggi rasa mempunyai mengalami hari, produktif sukses.

Apabila Tindakan Berikutnya adalah mungkin untuk mengambil lebih menurut dua jam, lalu istirahat mereka turun lebih lanjut. Sebagai contoh, jika Aksi Berikutnya Anda adalah buat menulis laporan, istirahat ini ke dalam penelitian, perencanaan, menulis, fakta mempelajari & mengedit fase. Kemudian menciptakan "Penelitiandanquot; Aksi Berikutnya Anda, dan meletakkan residu tahapan menjadi proyek pada Katalog Proyek Anda.

Tip 4:

Anda mungkin merasa perlu buat nomor proyek di Proyek Katalog berurutan (ini membantu apabila Anda jumlah mereka 10, 20, 30 & sebagainya.) Ketika Anda membawa tindakan berikutnya melalui ke Daftar Aksi Berikutnya Anda, Anda dapat membawa melalui angka proyek jua, sehingga Anda tahu mana proyek milik tindakan.

Tip lima:

Bila Anda memiliki beberapa Berikutnya Tindakan, memprioritaskan mereka dari A F, tergantung pada, nilai mereka urgensi pentingnya, dan relevansi dengan tujuan Anda. (Jika Anda memiliki kesulitan memutuskan apakah suatu tugas yang mendesak atau penting, artikel kami tentang Matrix Urgent / Penting menunjukkan Anda bagaimana untuk membedakannya.)

Kemudian memantau keberhasilan Anda dalam berurusan dengan tindakan-tindakan ini. Apabila Anda menemukan bahwa tindakan-tindakan yang "stagnandanquot; pada daftar Anda, pertimbangkan apakah anda wajib membatalkan proyek-proyek, atau apakah Anda harus menaikkan prioritas mereka sebagai akibatnya Anda herbi mereka.

Apapun yang Anda lakukan, pastikan Anda yg tidak memiliki terlalu poly tindakan di Daftar Aksi Berikutnya Anda – jika Anda memiliki lebih berdasarkan, katakanlah, 15 sampai 20, Anda akan mulai menerima macet lagi. Jika daftar Anda terlalu berantakan, memindahkan beberapa pekerjaan yang kurang mendesak / penting pulang ke Katalog Proyek. Jika tipis & di bawah-menantang, menarik beberapa Tindakan lebih Berikutnya dari katalog Proyek Anda.

Tip 6:

Ketika Anda bekerja melalui proses ini, tanyakan pada diri Anda apakah ada tugas yang dapat anda mendelegasikan atau, jika sesuai, mendapatkan bantuan dengan. Saat Anda mengidentifikasi, menempatkan ini pada Daftar Aksi Berikutnya Anda, dengan tindakan yang untuk mendelegasikan tugas.

Ketika Anda telah mendelegasikan tugas, memindahkannya ke Daftar Delegated Tindakan Anda, beserta dengan waktu pos pemeriksaan & tanggal Anda sudah sepakat.

Langkah 4 – "Bekerja" Program Aksi Anda

Sebuah Program Aksi umumnya relatif panjang. Tapi Anda tidak wajib dijalankan melalui semua Program setiap hari!

Biasanya, Anda hanya akan berurusan menggunakan laman atas atau halaman, yg Anda Berikutnya Tindakan daftar dan daftar Delegated Anda Tindakan. Beberapa aktivitas mungkin sebagai hari-eksklusif atau waktu-tertentu. Tergantung menurut cara Anda bekerja, Anda dapat mempertahankan ini pada page atas Program Aksi Anda, atau tanda mereka di kalender Anda.

Akibatnya, ini laman atas hanyalah bentuk baru dari usang Anda To-Do List. Hanya saja bahwa hanya tindakan pendek khusus diuraikan di sini, ad interim proyek-proyek besar yg tindakan milik disimpan pada Katalog Proyek Anda.

Apa yang harus Anda lakukan, bagaimanapun, adalah meninjau dan memperbarui Program Aksi Anda secara berkala, misalnya, setiap minggu (menempatkan waktu untuk ini dalam jadwal Anda). Hapus atau arsip item yang sudah selesai, memindahkan item dari Katalog Proyek ke halaman depan saat Anda membuat kemajuan pada proyek Anda, dan menambahkan tindakan baru yang telah datang dengan cara Anda.

Poin Penting :

Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do Lists. Mereka membantu Anda buat mengkonversi proyek yg ingin Anda jalankan ke dalam aktivitas ditindaklanjuti, dan kemudian mengatur mereka pada struktur tiga-lapis.

"Aksi Daftar Berikutnyadanquot; pos daftar, tindakan yang tepat segera yang Anda butuhkan buat melakukan buat memindahkan proyek Anda ke depan.

The "Tindakan Delegated Daftar" catatan rincian proyek & tindakan Anda sudah mendelegasikan.

"Proyek Katalog" pos daftar proyek yg Anda ingin bekerja dalam, bersama menggunakan tindakan lain yg Anda telah mengumpulkan yang akan berkontribusi terhadap penyelesaian proyek-proyek.

Pendekatan ini membantu Anda mempertahankan fokus pada pekerjaan sehari-hari dan tujuan jangka panjang dalam ketika yg sama, & itu berarti bahwa Anda selalu mempunyai planning buat "aksi selanjutnyadanquot; setiap waktu. Ini mengurangi stres, menempatkan Anda di kontrol, dan menaruh arti sebenarnya prestasi.

Lebih berdasarkan ini, Program Tindakan membantu Anda buat mengelola dan kemajuan poly proyek secara bersamaan. Hal ini sangat penting karena Anda kemajuan karir Anda, & sebagai pekerjaan Anda mengambil sebagai semakin kompleks & menantang.

Contoh Program Tindakan

Berikut merupakan model sederhana buat membantu Anda tahu bagaimana sebuah Program Aksi cocok bersama-sama.

Rebecca sudah mengalami stres yg luar biasa pada pekerjaannya. Dia memimpin tim besar melalui proyek krusial, dan tampaknya setiap hari menemukan dirinya semakin jauh pada belakang dengan apa yg beliau butuhkan buat dilakukan.

Dia menetapkan buat membuat sebuah Program Aksi buat membantunya mengatur & memprioritaskan sekian banyak Untuk-Dos.

Langkah 1 – Koleksi

Setelah menghabiskan satu jam brainstorming, Rebecca datang dengan daftar ini komitmen waktu ini:

  • Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar.
  • Selesai laporan perbandingan biaya.
  • Peneliti lokal program MBA.
  • Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana untuk MBA.
  • Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan untuk peran Office Manager.
  • Menulis membantu ingin iklan untuk peran Office Manager.
  • Orde baru dan meja telepon untuk Office Manager baru.
  • Bertemu dengan Anthony untuk memastikan dia mendapat menyesuaikan diri tim; mengetahui apakah dia pada jadwal dengan komitmen proyeknya.
  • Hubungi pemasok utama untuk menegosiasi ulang kontrak, akuntansi untuk pesanan kami yang lebih besar di tahun mendatang.
  • Mengatur folder proyek.

Langkah dua – Pemangkasan

Sekarang Rebecca telah menciptakan daftar segala sesuatu yg beliau butuhkan buat menuntaskan, dia merogoh melihat lebih dekat pada daftar untuk melihat apakah ada barang bisa dipangkas.

Setelah mempertimbangkan setiap tugas, beliau menyadari dia nir sahih-benar perlu bertemu dengan anggota tim barunya, Anthony. Dia berbicara dengannya kemarin waktu makan siang & beliau meyakinkannya bahwa beliau acclimating baik buat peran barunya, dan berada pada jalur buat mendapatkan seluruh proyek pribadinya terselesaikan dengan deadline.

Dia jua menetapkan bahwa beliau nir perlu mengatur folder proyeknya.

Langkah tiga – Pengorganisasian dan Memprioritaskan

Rebecca sekarang siap buat persediaan item nya. Dia menyadari dia sanggup grup ke-dos menjadi tiga kategori utama. Saat ia kelompok tugas, beliau memberikan masing-masing satu prioritas menurut AD, dengan A menjadi prioritas utama.

Kategori

Tugas

Prioritas

Peluncuran Produk Baru

Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar.

B

Selesai laporan perbandingan biaya.

Sebuah

Hubungi pemasok utama untuk negosiasi ulang kontrak.

D

Studi MBA

Peneliti lokal program MBA.

B

Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana.

C

Merekrut Manajer Kantor Baru

Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan.

Sebuah

Menulis membantu ingin iklan.

C

Orde baru dan telepon meja.

D

Dia kemudian menciptakan Program Aksi nya dengan pemisahan itu menjadi 3 bagian:

  1. Daftar Aksi berikutnya.
  2. Tindakan didelegasikan.
  3. Katalog proyek.

Dia memutuskan untuk memasukkannya ke dokumen pengolah istilah (lihat Gambar 1, bawah), penomoran setiap proyek menjadi 10, 20, dan 30.

Home | Bab Sebelumnya | Menu| Bab Selanjutnya

Gravatar Image
Saya Seorang Penulis Freelancer , menulis di beberapa media digital/web besar di Indonesia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

1 × 5 =