Menu
Desain Rumah – Desain Interior – Bangun Rumah – Renovasi Rumah

Artikel: 2.9. Manajemen Isu Proyek | HBS Blog

  • Share

Mengidentifikasi dan Menyelesaikan Masalah

Memiliki rencana pada loka buat menuntaskan kasus.

Dalam siklus hidup proyek, akan ada hampir selalu menjadi masalah tak terduga dan pertanyaan yang muncul.

Ketika masalah ini timbul, Anda harus siap buat berurusan menggunakan mereka – atau mereka berpotensi bisa mensugesti hasil proyek.

Karena perkara yg paling, secara alami mereka, tidak terduga, bagaimana Anda memastikan Anda akan bisa berurusan dengan mereka dengan cepat & efektif? Idealnya, Anda membutuhkan proses penyelesaian perkara di loka sebelum Anda memulai proyek Anda – buat memastikan bahwa Anda tetap pada jadual, dan memenuhi tujuan Anda.

Manajemen masalah adalah proses mengidentifikasi & menyelesaikan kasus. Masalah dengan staf atau pemasok, kegagalan teknis, kekurangan bahan – ini seluruh mungkin memiliki dampak negatif pada proyek Anda. Apabila kasus berjalan belum selesai, Anda berisiko menciptakan konflik yg nir perlu, penundaan, atau bahkan kegagalan buat membentuk penyampaian Anda.

Isu vs Risiko

Isu & risiko bukanlah hal yang sama. Namun, sifat yg tepat berdasarkan keduanya merupakan sebagian akbar tidak diketahui sebelum Anda mulai. Dengan risiko, Anda umumnya mempunyai gambaran umum di muka bahwa terdapat penyebab buat kekhawatiran. Masalah cenderung kurang dapat diprediksi, tetapi bisa ada tanpa peringatan. Misalnya, tidak sanggup menemukan staf yang berkualitas adalah risiko dalam identifikasi. Namun akan sebagai perkara, saat galat satu staf Anda dalam kecelakaan kendaraan beroda empat, dan masuk tempat tinggal sakit selama tiga minggu, !

Sangat penting untuk mengidentifikasi risiko sebelum proyek dimulai. Sebuah Bagan Dampak Risiko / Probabilitas menyediakan kerangka kerja yang bermanfaat untuk membantu Anda memprioritaskan risiko Anda. Anda kemudian dapat mengembangkan sebuah rencana untuk mengelola risiko tersebut solusi swcara pro-aktif bahwa Anda sudah memikirkan dan sudah diatur sebelumnya. Namun, ketika datang ke masalah, Anda harus berurusan dengan mereka saat mereka terjadi. Manajemen masalah, adalah proses yang direncanakan untuk berurusan dengan masalah tak terduga – apa pun masalah yang mungkin – jika dan ketika seseorang muncul.

Tip:

Jika Anda nir mengidentifikasi dan mengurangi risiko pada awal proyek, mereka seringkali mampu menjadi kasus di lalu hari. Pastikan Anda memahami risiko Anda lebih awal. Belajar berdasarkan proyek-proyek sebelumnya, & manfaat dari pengalaman masa lalu tim. Dengan cara ini, Anda akan memiliki masalah lebih sedikit buat mengelola waktu Anda bergerak maju.

Log Masalah

Isu – atau dikenal sebagai perkara, kesenjangan, inkonsistensi, atau permasalahan – wajib dicatat ketika mereka terjadi. Jika Anda menciptakan log masalah, Anda menaruh indera buat pelaporan dan mengkomunikasikan apa yang terjadi menggunakan proyek. Hal ini memastikan bahwa informasi-informasi memang diangkat, & lalu diselidiki & diselesaikan dengan cepat & efektif. Tanpa proses yang ditetapkan, Anda berisiko mengabaikan kasus, atau nir merogoh mereka cukup serius – hingga terlalu terlambat buat menangani mereka berhasil.

Log info memungkinkan Anda buat melakukan hal berikut:

  • Memiliki metode yang aman dan dapat diandalkan bagi tim untuk mengangkat isu-isu.
  • Melacak dan menetapkan tanggung jawab untuk orang-orang tertentu untuk setiap masalah.
  • Menganalisis dan memprioritaskan isu-isu lebih mudah.
  • Rekam mengeluarkan resolusi untuk referensi masa depan dan belajar proyek.
  • Memantau kesehatan dan status proyek secara keseluruhan.

Anda dapat membuat log masalah dengan tangan, membangun spreadsheet Anda sendiri atau database, atau membeli perangkat lunak manajemen masalah dari berbagai vendor.  .

Namun, jangan diingat bahwa keberhasilan proses manajemen perkara Anda tidak selalu bergantung dalam mekanisme pelacakan yg Anda pakai, melainkan dalam jenis keterangan yang Anda lacak.

Anda bisa memasukkan warta berikut pada log gosip-isu:

  • Jenis Masalah – Tentukan kategori isu bahwa Anda mungkin ditemui. Hal ini membantu Anda melacak masalah dan menugaskan orang yang tepat untuk mengatasinya. Anda bisa memiliki deskripsi yang luas seperti ini:
    • Teknis – Berkaitan dengan masalah teknologi dalam proyek.
    • Proses bisnis – Berkaitan dengan desain proyek.
    • Manajemen perubahan – Berkaitan dengan bisnis, pelanggan, atau perubahan lingkungan.
    • Sumber Daya – Berkaitan dengan peralatan, bahan, atau masalah orang.
    • Pihak ketiga – Berkaitan dengan masalah dengan vendor, pemasok, atau pihak lain di luar.
  • Identifier – Rekam yang menemukan masalah ini.
  • Timing – Menunjukkan ketika masalah itu diidentifikasi.
  • Keterangan – Memberikan rincian tentang apa yang terjadi, dan dampak potensial. Jika masalah tetap belum terselesaikan, mengidentifikasi bagian mana dari proyek akan terpengaruh.
  • Prioritas – Menetapkan prioritas untuk penilaian masalah ini. Berikut contoh:
    • Prioritas atas – Sebuah isu kritis yang akan memiliki dampak yang atas pada keberhasilan proyek, dan memiliki potensi untuk menghentikan proyek sepenuhnya.
    • Prioritas menengah – Sebuah isu yang akan memiliki dampak yang nyata, tetapi tidak akan menghentikan proyek dari melanjutkan.
    • Prioritas rendah – Sebuah isu yang tidak mempengaruhi kegiatan pada jalur kritis, dan mungkin tidak akan berdampak banyak jika diselesaikan di beberapa titik.
  • Tugas / pemilik – Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah ini. Orang ini mungkin atau mungkin tidak benar-benar menerapkan solusi. Namun, ia bertanggung jawab untuk melacak itu, dan memastikan bahwa itu ditangani sesuai dengan prioritas.
  • Sasaran resolusi tanggal – Tentukan batas waktu untuk menyelesaikan masalah ini.

Tip:

Jika lepas perubahan resolusi, menjaga ke 2 tanggal usang & tanggal baru terlihat. Hal ini membantu Anda melihat masalah yang sudah pada log buat saat yg lama . Kemudian Anda dapat memberi mereka perhatian ekstra, atau merogoh mereka menurut daftar bila mereka tidak lagi penting.

  • Status – Melacak kemajuan resolusi dengan label yang jelas mengidentifikasi status keseluruhan masalah itu. Berikut contoh:
    • Buka – Masalah telah diidentifikasi, tapi tidak ada tindakan belum diambil.
    • Investigasi – Masalah dan solusi yang mungkin, sedang diselidiki.
    • Pelaksana – Resolusi masalah adalah dalam proses.
    • Meningkat – Isu ini telah diangkat ke manajemen atau proyek sponsor / panitia, dan arah atau persetujuan dari solusi adalah tertunda.
    • Diselesaikan – Resolusi telah dilaksanakan, dan masalah ini ditutup.

Tip:

Gunakan ‘lampu kemudian lintas’ ketika melaporkan kasus. Hal ini menaruh pertanda yang mudah-buat-melihat apakah perkara berada di bawah kontrol. Lampu kemudian lintas bisa digunakan sebagai berikut:

  • Merah – tidak dapat melanjutkan sebelum masalah terselesaikan.
  • Kuning – Resolusi dalam proses, dan Anda akan dapat melanjutkan segera.
  • Hijau – Resolusi diimplementasikan, dan masalah tidak ada lagi.
  • Aksi / description resolusi – Jelaskan status dari masalah ini, dan apa yang telah dilakukan untuk menemukan dan menerapkan resolusi. Mencantumkan tanggal setiap tindakan. Berikut contoh:
    • 5 Januari-Ditugaskan masalah pada Samantha.
    • 7 Januari – Pengujian mulai untuk mengidentifikasi asal-usul masalah.
    • 8 Januari – Solusi yang disarankan, dan dikirim ke panitia pengarah untuk persetujuan.
    • 10 Januari – Persetujuan diterima. Ditugaskan implementasi untuk Gregory.
    • 14 Januari – Solusi sukses. Masalah diselesaikan.
  • Resolusi akhir – Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah ini.

Masalah Manajemen Kerangka

Tambahan perkara Anda log dengan kerangka, atau proses, buat menangani isu-isu tersebut. Kerangka ini membantu tim proyek memahami apa yg harus dilakukan menggunakan informasi-berita begitu mereka telah diidentifikasi & dicatat. Mengembangkan kerangka jawaban pertanyaan misalnya ini:

  • Bagaimana Anda akan menetapkan tanggung jawab untuk mengatasi masalah ini? Misalnya, apakah ada satu orang yang menangani semua masalah teknis? Siapa yang akan menangani masalah vendor?
  • Bagaimana Anda tahu kapan harus meningkatkan masalah ke manajemen atau komite pengarah? Anda mungkin ingin membuat sebuah matriks dampak bisnis potensial dibandingkan kompleksitas masalah untuk membantu Anda memutuskan masalah yang harus diambil untuk level manajemen yang lebih atas.
  • Kriteria mana yang akan menentukan status prioritas masalah itu?
  • Siapa yang akan menetapkan tanggal resolusi sasaran?
  • Bagaimana masalah dikomunikasikan dalam tim? Apakah Anda akan menggunakan pertemuan rutin, cek log, email update status, dan sebagainya?
  • Bagaimana Anda akan mengidentifikasi beberapa isu yang berbeda jika terjadi selama satu proyek? Hal ini berguna untuk nomor mereka sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah dengan mudah bila mereka dalam pertemuan membahas kemajuan.
  • Jika perintah perubahan yang diperlukan, bagaimana mereka ditangani?
  • Ketika resolusi mempengaruhi anggaran atau jadual, apa yang akan proses update akan, dan siapa yang akan bertanggung jawab?

Salah satu tantangan utama manajemen masalah adalah untuk menyelesaikan perkara menggunakan cepat & kemudian pindah, menggunakan efek sesedikit mungkin ke proyek . Kerangka kerja ini menyediakan struktur buat membuat keputusan ketika perkara timbul. Ingatlah buat mempertimbangkan kebutuhan tim Anda sebagai Anda menyebarkan kerangka.

Ini juga penting untuk memastikan Anda mencakup semua masalah di Anda Tinjauan Pasca-Implementasi . Ini adalah di mana Anda menangkap pelajaran untuk proyek-proyek masa depan. Semakin Anda belajar tentang masalah Anda, yang lebih siap Anda akan untuk proyek berikutnya.

Beberapa perkara mungkin terjadi lagi, sebagai akibatnya menggunakan merekam apa yg Anda pelajari berdasarkan proyek-proyek sebelumnya, maka akan mudah bagi tim proyek berikutnya buat mengidentifikasi perkara, dan menyelesaikannya menggunakan sukses. Isu-berita lain yg mungkin menjadi bagian dari pola risiko yg Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi & mengelola menggunakan penilaian risiko dini.

Poin Penting :

Sebuah proses manajemen isu memberi Anda cara yang kuat untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan isu-isu dan masalah yang terjadi selama proyek. Proses ini juga membuat lebih mudah untuk mengevaluasi masalah ini, menilai dampaknya, dan memutuskan rencana untuk resolusi. Log isu membantu Anda menangkap rincian setiap masalah, sehingga tim proyek dapat dengan cepat melihat status, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan itu.

Bila Anda menambahkan kerangka informasi-informasi manajemen, Anda mempunyai planning komprehensif buat menangani informasi-berita menggunakan cepat & efektif. Ini pendekatan yang terorganisasi untuk kasus mengelola menaruh wawasan berharga yg bisa dipakai buat memperbaiki & meningkatkan hasil Bab Sebelumnya

Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya

  • Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.