Artikel: 4.2 Struktur Perincian Kerja | HBS Blog

  • 6 min read
  • Mar 09, 2018

Pemetaan pekerjaan pada sebuah proyek

Memecahkan rabat akbar pekerjaan ke pada potongan-rabat kecil.

Kau tahu apa yang proyek Anda harus deliver dan Anda jelas tentang apa cakupannya. Jadi sekarang Anda perlu melakukan beberapa perencanaan. Tapi di mana Anda mulai?

Apakah proyek Anda besar atau kecil, galat satu tantangan pertama menurut perencanaan proyek merupakan buat memecahkan sampai penyampaian holistik menjadi potongan yang dapat dikelola. Kemudian, Anda akan memakai ini buat bekerja pada luar jadual, mengidentifikasi sumber daya yg Anda perlukan, dan bekerja apa biaya itu seluruh merupakan mungkin.

Salah satu cara yang paling populer ini merupakan dengan menggunakan "Work Breakdown Structure". Teknik ini tak jarang digunakan sang manajer proyek profesional, memakai metodologi perencanaan proyek formal. Tapi Anda pula akan menemukan itu berguna buat lebih kecil, proyek-proyek kurang formal – dan bahkan apabila jabatan pekerjaan Anda tidak "Manajer Proyekdanquot;. Ini mungkin termasuk menjalankan kampanye pemasaran, mengelola pindah tempat kerja atau bahkan mengorganisir sebuah perusahaan "jauh hari".

Sebuah Struktur Perincian Kerja merupakan daftar rinci semua hal yg perlu disampaikan & aktivitas yang perlu dilakukan buat menyelesaikan proyek. Seperti ditunjukkan pada Gambar 1 di bawah, itu diwakili sebagai struktur pohon, dengan setiap deliverable atau kegiatan dipecah menjadi komponen lebih lanjut.

Gambar 1: Format Pekerjaan Perincian Struktur

Ada beberapa pendekatan yg berbeda bisa Anda pakai saat membentuk suatu Perincian Struktur Pekerjaan.

Apa yg dimaksud dengan Struktur Rincian Kerja?

Suatu struktur rincian kerja adalah penyampaian proyek utama yang mengatur kerja tim menjadi beberapa bagian dikelola. Project Management Body Of Knowledge ( PMBOK ) mendefinisikan struktur rincian pekerjaan sebagai Struktur rincian kerja visual mendefinisikan ruang lingkup ke dalam potongan dikelola bahwa tim proyek dapat memahami “dekomposisi hierarkis penyampaian berorientasi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh tim proyek.” , karena setiap tingkat struktur rincian kerja memberikan definisi lebih lanjut dan detail. Gambar 1 (bawah) menggambarkan pekerjaan struktur breakdown sampel dengan tiga tingkat didefinisikan.

Gambar 1. Pekerjaan Perincian Struktur Contoh – Klik buat Ukuran Penuh

Cara gampang buat berpikir tentang struktur rincian kerja adalah menjadi garis akbar atau peta dari proyek tertentu. Sebuah struktur rincian pekerjaan dimulai dengan proyek sebagai tingkat atas penyampaian & selanjutnya di dekomposisi menjadi sub-delivery memakai garis hirarki berikut (Gambar 2):

Gambar 2. Pekerjaan Perincian Struktur Hirarki memakai Matchware MindView

Tim proyek membentuk struktur proyek kerja dengan mengidentifikasi rincian delivery fungsional primer dan membagi mereka ke pada sistem yang lebih mini delivery dan sub-delivery. Sub-delivery selanjutnya terurai hingga satu orang bisa ditugaskan. Pada tingkat ini, paket-paket pekerjaan khusus yg diharapkan buat membentuk sub-deliverable diidentifikasi & dikelompokkan beserta. Paket pekerjaan yg mendeskripsikan daftar tugas atau "to-do" untuk menghasilkan unit kerja eksklusif. Jika Anda pernah melihat jadwal proyek rinci, maka Anda akan mengenali tugas-tugas di bawah paket pekerjaan sebagai "barang" orang perlu buat menuntaskan menggunakan ketika tertentu & dalam tingkat eksklusif usaha.

Dari perspektif biaya , ini paket pekerjaan umumnya dikelompokkan dan ditugaskan ke departemen eksklusif untuk menghasilkan pekerjaan. Departemen ini, atau rekening porto, didefinisikan pada struktur organisasi & rincian anggaran dialokasikan buat membuat kiriman eksklusif. Dengan mengintegrasikan akun porto berdasarkan kerusakan struktur organisasi dan struktur kerja rincian proyek, semua organisasi bisa melacak kemajuan keuangan di samping kinerja proyek.

Mengapa Tim Proyek Butuh Struktur Perincian Kerja?

Struktur rincian kerja memiliki sejumlah manfaat di samping untuk mendefinisikan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Sebuah anggaran proyek dapat dialokasikan ke tingkat atas struktur rincian kerja, dan departemen anggaran dapat dengan cepat dihitung berdasarkan struktur rincian kerja masing-masing proyek. Dengan mengalokasikan waktu dan perkiraan biaya untuk bagian tertentu dari struktur rincian kerja, jadwal proyek dan anggaran dapat dengan cepat dikembangkan. Sebagai proyek mengeksekusi, bagian tertentu dari struktur rincian kerja dapat dilacak untuk mengidentifikasi kinerja biaya proyek dan mengidentifikasi masalah dan area masalah dalam organisasi proyek. Untuk informasi lebih lanjut tentang alokasi waktu, lihat Aturan 100% .

Proyek rincian struktur kerja pula dapat dipakai buat mengidentifikasi risiko potensial pada proyek tertentu. Jika struktur rincian kerja memiliki cabang yang tidak didefinisikan menggunakan baik maka merupakan resiko definisi ruang lingkup. Risiko ini harus dilacak pada log proyek dan terakhir menjadi proyek dijalankan. Dengan mengintegrasikan rincian struktur kerja dengan struktur rincian organisasi, manajer proyek pula bisa mengidentifikasi titik-titik komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di seluruh organisasi proyek.

Ketika sebuah proyek jatuh pada belakang, merujuk struktur rincian kerja menggunakan cepat akan mengidentifikasi point primer ditentukan oleh paket pekerjaan gagal atau terlambat sub-deliverable. Struktur rincian kerja juga bisa kode rona buat mewakili sub-deliverable status. Menetapkan rona merah buat terlambat, kuning untuk beresiko, hijau buat on-sasaran, dan biru buat delivery diselesaikan adalah cara yang efektif buat membuat panas peta kemajuan proyek dan menarik perhatian manajemen ke wilayah-daerah kunci dari struktur rincian kerja.

Pekerjaan Struktur Pedoman Pengembangan Breakdown

Pedoman berikut harus dipertimbangkan waktu menciptakan struktur rincian kerja:

  • Tingkat atas merupakan penyampaian akhir atau proyek
  • Sub-kiriman berisi paket-paket pekerjaan yang ditugaskan untuk departemen organisasi atau unit
  • Semua elemen struktur rincian kerja tidak perlu didefinisikan untuk tingkat yang sama
  • Paket pekerjaan mendefinisikan pekerjaan, durasi, dan biaya untuk tugas-tugas yang diperlukan untuk menghasilkan sub-deliverable
  • Paket pekerjaan tidak boleh melebihi 10 hari dari durasi
  • Paket pekerjaan harus independen dari paket pekerjaan lainnya dalam struktur rincian kerja
  • Paket pekerjaan yang unik dan tidak boleh digandakan di seluruh struktur rincian kerja

Alat buat Membuat Struktur Rincian Kerja

Membuat Struktur Perincian Kerja adalah usaha tim dan merupakan puncak dari beberapa masukan dan perspektif untuk proyek tertentu. Salah satu teknik yang efektif adalah untuk mengatur sesi brainstorming dengan berbagai departemen yang akan terlibat dengan proyek. Tim proyek dapat menggunakan teknologi rendah alat seperti papan putih, kartu catatan, atau bantalan catatan lengket untuk mengidentifikasi point utama, sub-delivery, dan paket kerja tertentu. Kartu ini dapat ditempelkan ke dinding dan ditata ulang sebagai tim membahas point utama dan paket pekerjaan yang terlibat dalam proyek.

Pendekatan teknologi rendah mudah dilakukan, namun, itu tidak bekerja dengan baik dengan tim didistribusikan atau mudah diterjemahkan ke dalam format elektronik. Ada beberapa alat yang tersedia yang mendukung pemetaan pikiran, brainstorming, dan struktur kerja rincian. Matchware MindView adalah mudah-ke-menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran paket yang mendukung struktur rincian kerja , garis besar proyek, Gantt Chart , dan ekspor mudah ke Microsoft Project untuk lebih lanjut jadwal definisi. Gambar 3 memberikan contoh dari sebuah struktur rincian kerja menggunakan MatchwareMindView .

Manfaat utama buat Matchware MindView merupakan sifatnya kemudahan penggunaan struktur kerja rincian menerjemahkan ke dalam jadwal proyek tingkat tinggi. Sebuah perpanjangan alami berdasarkan struktur rincian kerja merupakan jadwal proyek. Dengan brainstorming lingkup proyek pada alat pemetaan pikiran, manajer proyek bisa menggunakan mudah menetapkan anggaran & perkiraan durasi. Ini perkiraan aturan & durasi menggunakan gampang dapat diekspor ke Microsoft Excel atau Microsoft Project buat perencanaan tambahan dan analisis. Manajer proyek ingin indera yg membantu mempercepat pekerjaan mereka & mengurangi beban administrasi yg menyertai proses manajemen proyek.

Pertimbangan yg paling penting dalam menciptakan WBS merupakan untuk menghindari mirroring baik struktur organisasi atau struktur fungsional, lantaran struktur ini nir berorientasi hasil. Tujuan didefinisikan di semua tingkatan harus hasil terukur dan deliverable, bagian & keseluruhan menurut apa yang pelanggan akan menerima dalam penyelesaian proyek.

WBS harus benar-sahih dibangun buat mendefinisikan produk & sub-produk, dan layanan yang secara eksklusif terkait menggunakan hasil tadi konkrit.

Lihat WBS – Kiri / Kanan

Langkah pertama Manajemen Proyek merupakan menciptakan WBS, sebuah langkah yang lalu memungkinkan perencanaan selanjutnya menurut proses kerja dan jadwal untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ketika struktur WBS adalah di tempat, secara menyeluruh dicermati & diselesaikan, struktur lalu dapat dievaluasi untuk menentukan proses yang diharapkan dan ketika yang dijadwalkan & biaya untuk mencapai setiap tujuan.

WBS, walau diciptakan dalam awal menurut proses perencanaan, perlu prestasi konstan selama proyek. Pekerjaan jadwal aktivitas akan berubah, biaya yang dianggarkan dan biaya yg sebenarnya akan berubah, namun tujuan permanen konstan, pembatasan revisi lengkap buat penyampaian tujuan dan akhir.

Penentuan tujuan proyek cocok buat pendekatan top-down, lantaran tujuan primer atau produk akhir merupakan hal pertama yg dikenal. Gedung WBS di Tingkat dua & di bawah membutuhkan manajer & perencana buat hati-hati mempertimbangkan output yg diharapkan pada taraf yang tidak selaras semakin lebih lebih jelasnya buat mencapai tujuan akhir.

Tingkat dua berdasarkan WBS adalah selalu dibentuk sebelum beranjak turun ke Level tiga, & proses berpikir harus mengikuti cara yang hingga struktur semua WBS di loka dan siap buat diperiksa.

Proyek kompleksitas, nilai dolar yang diperlukan, & asa pelanggan buat visibilitas merupakan galat satu faktor yang dipertimbangkan dalam memilih jumlah tingkat buat membangun ke WBS. Pada gilirannya, proyek ini dikelola sang manajer tingkat yang tidak sinkron, dalam taraf yg lebih tinggi atau lebih rendah berdasarkan struktur WBS.

Setelah awal proyek, planning kinerja dibingkai oleh WBS bergerak ke aplikasi proyek. Selama fase eksekusi, tampilan 3 Tingkat menyediakan manajer puncak menggunakan rincian yg memadai buat mengidentifikasi area perkara. Hal ini mendorong penekanan pada proyek di tingkat yg sinkron detail, sambil menghindari kesamaan micromanagement.

Manajer proyek umumnya akan memerlukan WBS harus dipecah di bawah Level tiga, terutama pada proyek yang kompleks. Melakukan hal itu memungkinkan para pemimpin pada semua strata buat memantau upaya-upaya pada rentang masing-masing kontrol. Tingkat bawah WBS terdiri menurut "paket pekerjaandanquot;, yang mewakili upaya & tujuan dari sebuah tim mini orang yang bekerja pada hasil yang sangat khusus.

Paket pekerjaan pada tingkat terendah lebih jelasnya pada WBS menggulung unsur-unsur yang didefinisikan atau menyelesaikan hasil sub-produk, yang dalam gilirannya terdiri menurut bagian yg lebih besar menurut produk akhir, yg didefinisikan pada bagian atas struktur WBS.

Setiap elemen WBS akan diberi jadwal dan anggaran dolar buat prestasi, kemajuan terhadap tujuan dapat dievaluasi selama periode yang kinerja. Masalah daerah dapat diidentifikasi & proses perubahan atau asal daya tambahan bisa diterapkan buat memperbaiki masalah seperti yg dihadapi.

Pertimbangan cermat tujuan dan pembangunan WBS untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan  selama inisiasi proyek sangat penting dalam proses perencanaan dan manajemen.

Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya

Post Terkait :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

five × 3 =