Artikel: 5.7. Peran Fasilitator | HBS Blog

Posted on

Memandu program melalui menggunakan sukses

Jadi Anda telah diminta untuk memfasilitasi pertemuan. Apa artinya tepatnya? Apakah Anda hanya memastikan setiap orang diperkenalkan, dan mungkin memulai dengan latihan pemecah es cepat?

Apakah peran utama Anda hanya buat berdiri pada flip chart & mencatat seluruh pandangan baru? Persiapan apa yg perlu Anda lakukan?

Bagaimana Anda mengelola program tadi, dan bagaimana tepatnya Anda menarik semuanya bersama-sama?

Dalam banyak sekali jenis situasi gerombolan , dan khususnya dalam diskusi yang kompleks atau yang mana orang memiliki pandangan yang tidak selaras & kepentingan, fasilitasi yang baik bisa menciptakan disparitas antara keberhasilan & kegagalan.

Sebagai fasilitator, Anda mungkin perlu memanggil banyak sekali keterampilan & alat, dari pemecahan kasus & pengambilan keputusan, buat tim manajemen & komunikasi.

Apakah Fasilitator?

Definisi memfasilitasi adalah "buat membuat mudahdanquot; atau "kemudahan prosesdanquot;. Apa yg dilakukan fasilitator merupakan rencana, membimbing & mengelola acara gerombolan buat memastikan bahwa tujuan-tujuan grup terpenuhi secara efektif, menggunakan pemikiran yang jernih, partisipasi yang baik dan penuh buy-in menurut seluruh orang yg terlibat.

Untuk memfasilitasi efektif, Anda wajib objektif. Ini nir berarti Anda harus datang menurut luar organisasi atau tim, meskipun. Ini hanya berarti bahwa, buat tujuan menurut proses gerombolan , Anda akan mengambil sikap netral. Anda melangkah mundur berdasarkan konten rinci & berdasarkan pandangan eksklusif Anda sendiri, & penekanan sepenuhnya dalam proses kelompok. (The "proses kelompok" merupakan pendekatan yg dipakai buat mengelola diskusi, menerima yg terbaik dari seluruh anggota, dan membawa program melalui menggunakan sukses Bagaimana Anda desain ini tergantung pada banyak faktor,. Dan kita akan mengeksplorasi ini sedikit lebih . Rinci nanti pada artikel Rahasia fasilitasi akbar adalah proses kelompok yang mengalir -. & dengan itu akan mengalir ide-ilham gerombolan , solusi, dan keputusan pula)

Tanggung jawab primer Anda menjadi seorang fasilitator adalah buat menciptakan proses kelompok dan lingkungan pada mana beliau bisa berkembang, & membantu gerombolan mencapai keputusan solusi, sukses atau kesimpulan.

Tip:

Fasilitasi bisa mengambil poly bisnis mental, yg berarti bahwa mungkin sulit buat memikirkan & berkontribusi konten sementara memfasilitasi. Netralitas pula penting. Jadi jika Anda memiliki minat pada hasilnya, atau memiliki keterampilan, pengalaman, keterangan atau otoritas yg penting buat hasil yg sukses, kemudian mempertimbangkan membawa fasilitator eksternal.

Apa Fasilitator Lakukan?

Untuk memfasilitasi acara menggunakan baik, Anda wajib terlebih dahulu un derstand output grup yang diinginkan, & latar belakang & konteks rendezvous atau acara. Sebagian akbar tanggung jawab Anda adalah kemudian buat:

  • Desain dan rencana proses kelompok, dan memilih alat yang paling membantu kemajuan kelompok terhadap hasil tersebut.
  • Panduan dan mengontrol proses kelompok untuk memastikan bahwa:
    • Ada partisipasi efektif.
    • Peserta mencapai saling pengertian.
    • Kontribusi mereka dianggap dan termasuk dalam, solusi ide atau keputusan yang muncul.
    • Peserta mengambil tanggung jawab bersama untuk hasilnya.
  • Pastikan bahwa hasil, tindakan dan pertanyaan benar dicatat dan ditindaklanjuti, dan tepat ditangani dengan sesudahnya.

Kami melihat lebih lebih jelasnya paling penting dari wilayah-wilayah di bawah ini.

Desain & Rencana

Dengan tujuan grup kuat dalam pikiran, persiapan buat rendezvous atau acara merupakan seluruh-krusial. Tugas Anda adalah buat memilih dan merancang proses gerombolan kanan (es), & menyebarkan agenda yang efektif untuk program ini.

Tips 1: Fokus dalam Hasil

Apakah Anda sedang merencanakan pertemuan lurus ke depan, atau acara kompleks selama beberapa sesi atau hari, penting untuk diingat selalu hasilnya – dan bagaimana Anda membantu kelompok mencapai itu.

Jika acara meliputi beberapa sesi & topik, pastikan Anda kentara mengenai kedua hasil yg diinginkan dan proses buat masing-masing. Dan pastikan Anda tahu bagaimana hasil menurut setiap sesi atau topik berkontribusi pada output menurut program tadi secara holistik.

Tips dua: Libatkan klien Anda!

Jika Anda telah diminta buat memfasilitasi sebuah acara dengan orang lain, pastikan Anda berkonsultasi beliau hati-hati lantaran ke "bentukdanquot; akhir program. Bahkan jika mereka belum eksplisit tentang apa yg mereka inginkan, mereka mungkin mempunyai gagasan mengenai apa yang mereka inginkan, & akan menyenangkan terkejut bila hal ini tidak disampaikan.

Dua aspek kunci dari desain dan perencanaan merupakan proses memilih kelompok kanan, & merancang suatu rencana yg realistis.

Pilih & desain proses grup

Ada banyak cara buat merancang sebuah proses grup lantaran terdapat program buat memfasilitasi: Ini relatif seni! Desain proses grup jua adalah topik besar pada dirinya sendiri, & sesuatu yang profesional fasilitator belajar melalui pengalaman dan training.

Di sini kita mempertimbangkan beberapa pilihan dasar dan prinsip. Dan terdapat banyak indera & teknik pada sini pada Alat Pikiran yg akan membantu Anda memfasilitasi efektif (lihat Toolbox Fasilitator ‘di bawah ini buat rincian lebih lanjut). Ada jua kitab yang menakjubkan poly & panduan tentang kasus – kami sarankan Anda berkonsultasi menggunakan beberapa menurut ini bila Anda baru untuk fasilitasi, atau jika Anda menghadapi tantangan memfasilitasi program sangat sulit.

Berikut adalah beberapa hanya beberapa faktor & pilihan untuk dipertimbangkan:

  • Apakah Anda ingin diskusi terbuka, atau proses terstruktur?

Sebuah diskusi terbuka, juga difasilitasi, mungkin pilihan paling sederhana untuk proses grup Anda. Tapi tanyakan pada diri sendiri apakah Anda akan mampu mencapai partisipasi Anda butuhkan, & mengatur diskusi menggunakan jumlah peserta yg terlibat dengan format ini. Dapatkah Anda meliputi berbagai topik yang diharapkan? Dapatkah Anda menghasilkan ilham-pandangan baru yang relatif & solusi? Dan bisa Anda melibatkan setiap orang, dan menerima mereka buy-in?

  • Apakah proses terstruktur yang wajib Anda pilih?
  • Jika Anda perlu untuk mengakomodasi partisipasi berdasarkan kelompok akbar, pertimbangkan lebih mini "break-outdanquot; grup. Apakah Anda prihatin tentang menerima partisipasi yang cukup? Kemudian memberi orang saat pada agenda buat memikirkan & menuliskan hal-hal yg mereka ingin berkontribusi. Apabila Anda ingin menerima ilham-inspirasi yg mengalir, lalu mempertimbangkan termasuk sesi brainstorming. Informasi lebih lanjut mengenai proses terstruktur yg berbeda bisa ditemukan di Toolbox Fasilitator ‘pada bawah.

  • Faktor lain yg perlu dipertimbangkan
  • Anda tidak akan dapat mengubah beberapa hambatan. Namun, Anda mungkin bisa mengganti orang lain buat mengoptimalkan proses Anda dan agenda. Sebagai bagian dari ini, pertimbangkan:

    • Jumlah peserta.
    • Sifat dari topik yang didiskusikan.
    • Jenis keterlibatan orang perlu memiliki /
    • Latar belakang dan posisi dari para peserta.
    • Seberapa baik mereka tahu subjek. dan satu sama lain.
    • Waktu yang telah tersedia.

    Ingat, apa pun gerombolan proses yang Anda memutuskan, itu pertanyaan menjaga penekanan Anda pada hasil. Temukan cara terbaik buat mencapai tujuan menurut acara secara keseluruhan.

    Fasilitator ‘Toolbox

    Berikut adalah beberapa alat dan teknik pada Alat Pikiran yang bisa membantu menciptakan pertemuan akbar atau acara:

    • Ice Breakers – Mempermudah kontribusi kelompok.
    • Kelompok Nominal Teknik – Memprioritaskan masalah untuk mencapai konsensus.
    • MultiVoting – Memilih secara adil di antara banyak pilihan.
    • Brainstorming – Menghasilkan banyak ide-ide radikal.
    • Charette Prosedur – banyak ide brainstorming dengan banyak orang.
    • Teknik Delphi – Mencapai konsensus di antara para ahli.
    • Konsep Pencapaian – Mencapai pemahaman bersama tentang isu-isu.
    • Peran Bermain – Mempersiapkan situasi sulit.
    • Menghindari Groupthink – Menghindari kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan kelompok.

    Seperti halnya ini, beberapa bagian yang dikemas menggunakan indera yang bermanfaat & teknik:

    • Perangkat Strategi – Alat dan teknik yang membantu Anda memahami lingkungan Anda dan berpikir tentang cara terbaik ke depan.
    • Perangkat Kreativitas – Alat yang membantu Anda mengembangkan solusi kreatif untuk masalah.
    • Perangkat Pemecahan Masalah – Yang membantu Anda memahami dan memecahkan masalah yang kompleks.
    • Teknik Pengambilan Keputusan – Memberikan Anda alat formal yang baik untuk membuat keputusan sulit.

    Merancang agenda yg realistis

    Merancang rencana sejalan menggunakan merancang proses kelompok. Seperti yg Anda iterate antara proses merancang & merancang rencana, acara dimulai buat mengambil bentuk. Diantara faktor-faktor untuk dipertimbangkan saat merencanakan agenda merupakan:

    • Dalam rangka apa seharusnya topik disajikan?
    • Bagaimana peserta mengenal satu sama lain?
    • Bagaimana mereka akan mendapatkan pemahaman yang umum dari tujuan?
    • Jika suatu peristiwa harus dibagi menjadi sesi terpisah, berapa banyak waktu harus dialokasikan untuk setiap item?
    • Apakah semua peserta terlibat sesi masing-masing?
    • Atau beberapa akan lebih kecil, membagi kelompok?
    • Bagaimana dan kapan akan break-out ‘kelompok umpan balik kepada kelompok yang lebih luas?
    • Kapan Anda akan rekap dan meringkas?
    • Bagaimana hasil dari satu aliran sesi ke berikutnya?
    • Bagaimana Anda akan mencapai penutupan acara secara keseluruhan?

    Pada akhir termin desain & perencanaan, Anda harus mempunyai agenda yang padat, yg serius pada hasil, dan menyediakan aliran baik dan struktur buat aktivitas tadi.

    Lain desain & pertimbangan perencanaan

    Selain proses dan rencana, Anda juga harus mempertimbangkan hal berikut:

    • Informasi dan bahan – Apa peserta perlu tahu sebelum atau pada acara tersebut? Bagaimana hal ini akan diberikan dan kapan?
    • Kamar pengaturan – Apa kamar set-up terbaik akan mendorong partisipasi? Apakah kamar yang terpisah diperlukan untuk pembagian kelompok?
    • Perlengkapan – perlengkapan dan alat peraga apa yang Anda butuhkan? Pena, flip chart, post-it notes hanya starter – pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk agenda dan proses yang Anda telah direncanakan. Dan pastikan Anda memiliki backup untuk hal-hal seperti proyektor data, hanya dalam kasus ini gagal.

    Panduan & Kontrol Event

    Dengan rencana & proses kelompok pada tempat, saatnya buat berpikir tentang bagaimana Anda akan memandu & mengontrol proses. Masih terdapat beberapa persiapan yg harus dilakukan buat ini, & lalu terdapat usaha semua membimbing dan mengendalikan insiden itu sendiri.

    Tahap akhir dari persiapan merupakan buat berpikir mengenai bagaimana Anda akan memandu dan mengendalikan rendezvous. Ini merupakan loka Anda mempersiapkan aturan-aturan dasar buat program tadi, memoles keterampilan fasilitasi Anda, dan jua mempertimbangkan beberapa bagaimana-jika skenario: Bagaimana jika ada ketidaksetujuan besar ? Bagaimana apabila solusi tidak timbul? Dan sebagainya.

    Pada rendezvous itu sendiri, sebagai fasilitator, Anda akan mengatur adegan dan memastikan bahwa peserta kentara mengenai hasil yg diinginkan, agenda, anggaran-aturan dasar dan asa untuk acara tersebut. Dengan melakukan ini, Anda membantu memfokuskan setiap orang dalam tugas di tangan. Pada awal rendezvous, dan semua, peran anda merupakan dengan memakai buat memastikan pertemuan terus maju menuju output yg sukses.

    Untuk memandu & mengendalikan rendezvous, Anda akan perlu:

    • Mengatur aturan dasar – Apa aturan harus diikuti peserta dalam pertemuan tersebut? Bagaimana orang berinteraksi? Bagaimana Anda akan memastikan bahwa orang-orang saling menghormati ide orang lain? Bagaimana pertanyaan ditangani? Anda akan menyiapkan beberapa aturan dasar di muka, dan mengusulkan dan mencari kesepakatan ini pada awal acara.
    • Mengatur adegan – Di sini, Anda akan berjalan melalui tujuan dan agenda. Pastikan setiap orang memahami peran mereka, dan apa kelompok berusaha untuk mencapai.
    • Dapatkan hal mengalir – Anda akan memastikan bahwa setiap orang memperkenalkan diri mereka, atau mungkin menggunakan pembuka percakapan yang tepat untuk mendapatkan pertemuan ke awal yang positif. (Untuk gagasan lebih lanjut tentang es melanggar latihan, membaca artikel Pola Pikiran di subjek: di sini .)
    • Menjaga momentum dan energi – Anda mungkin perlu melakukan intervensi sebagai proses dan tingkat energi melanjutkan. Pastikan orang-orang tetap fokus dan tertarik. (Jika tingkat energi mulai bendera, mungkin sudah waktunya untuk istirahat?)
    • Dengar, terlibat dan termasuk – Meskipun, sebagai fasilitator, Anda mengambil sikap netral, Anda perlu tetap waspada, mendengarkan secara aktif, dan tetap tertarik dan terlibat. Ini merupakan contoh yang baik untuk peserta lainnya, dan juga berarti Anda selalu siap untuk campur tangan dalam cara fasilitatif. Apakah setiap orang yang terlibat? Jika tidak, bagaimana Anda bisa membawanya? Bagaimana Anda bisa mendapatkan partisipasi yang lebih baik?
    • Memantau pos pemeriksaan, dan meringkas – Perlu mengendalikan agenda, memberitahu orang-orang apa yang telah mereka dicapai dan apa yang berikutnya; Meringkas sering.
    • Intervensi hanya jika benar-benar diperlukan.

    Tip: Intervensi

    Sebagai fasilitator, terdapat poly situasi di mana Anda mungkin perlu campur tangan. Berlatih kapan & bagaimana Anda akan melakukan ini. Jauhkan sentuhan ringan. Dan jangan lupa kebutuhan buat permanen objektif, permanen penekanan pada output yang diinginkan, dan umumnya menjaga arus positif.

    Jenis yang paling sulit dari intervensi yg melibatkan pertarungan, kemarahan dan perselisihan. Mengingat kiprah Anda, penting untuk penekanan pada kebutuhan grup, sementara mempertimbangkan perasaan & posisi kedua belah pihak terlibat pada perselisihan apapun.

    Untuk menjaga program tadi mengalir dan positif:

    • Perhatikan dan menutup percakapan samping. Ini membatasi kemampuan orang lain untuk fokus, dan sering orang-orang bertukar ide-ide yang harus dibawa ke grup.
    • Jauhkan menutup mata pada waktunya. Jadilah fleksibel, dan menyeimbangkan kebutuhan untuk partisipasi dengan kebutuhan untuk menjaga hal-hal berjalan efisien.
    • Pelajari apa yang harus dilakukan ketika diskusi tidak mencapai kesimpulan yang alami. Apakah informasi lebih dibutuhkan? Kapan dan bagaimana melanjutkan diskusi? Topik Park yang tidak dapat disimpulkan, dan memastikan bahwa waktu tindakan dijadwalkan untuk mengatasi masalah ini.
    • Jadilah pada mencari orang yang tidak berpartisipasi penuh. Apakah mereka mengalami ketidaknyamanan? Apa sumber ketidaknyamanan itu? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membawa mereka ke dalam percakapan?
    • Perhatikan perilaku kelompok, baik verbal dan non-verbal. Beberapa perilaku yang paling merusak adalah diam, jadi tahu bagaimana tempat dan berhenti secara efektif.
    • Langkah di dalam dan memediasi segera jika ada serangan pribadi jelas. Fasilitator yang efektif mencari intervensi sedikit mengganggu pertama, sehingga mengingatkan semua orang dari aturan-aturan dasar sering merupakan tempat yang baik untuk memulai. Apapun masalah ini, Anda tidak bisa membiarkan perilaku buruk untuk terus jadi bersiaplah untuk mengambil langkah yang diperlukan untuk menghentikan serangan.

    Rekam & Bertidak

    Terakhir tetapi tidak sedikit pada antara tanggung jawab fasilitator merupakan rekaman hasil, & membawa ini bersama-sama, membuatkan mereka, & memastikan mereka ditindaklanjuti.

    Kunci sukses rekaman output berdasarkan suatu insiden wajib kentara tentang apa yang akan direkam, bagaimana dan oleh siapa. Pastikan tanggung jawab warga merupakan 100% jelas, apakah mereka merupakan milikmu atau ‘orang lain yg terlibat.

    Tip:

    Ketika kita berpikir tentang seseorang fasilitator, itu fungsi perekaman bagian dari kiprah mereka yang paling tak jarang datang ke pikiran. Kita melihat seorang yang berdiri di depan kuda-kuda yg dikemas dengan kertas, menggunakan pena terasa pada tangan, dan siap buat menulis marah ketika inspirasi-wangsit mulai mengalir.

    Walaupun ini adalah fungsi penting, jangan lupa bahwa, untuk ilham-wangsit mengalir, perencanaan, & membimbing dan mengendalikan fungsi wajib dihadiri buat pertama. Anda bisa memiliki semua kertas pada global tetapi bila pertemuan nir direncanakan dengan baik, dibimbing, dan dikendalikan, Anda bisa menghadapi selembar kertas kosong pada akhir acara.

    Ketika Anda merekam & actioning, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

    • Anda bertanggung jawab untuk memastikan para peserta mendengar, melihat, dan memahami informasi yang disajikan dan ditawarkan. Pastikan Anda menyimpan catatan yang akurat tentang apa yang terjadi. Jika ragu, sekarang dan meringkas catatan nanti.
    • Cobalah untuk menggunakan kata-kata bahwa kelompok memilih, dan ketika dalam keraguan, meminta mereka untuk memberikan kata-kata untuk Anda untuk merekam.
    • Pastikan semua keputusan dan tindakan yang direkam. Anda mungkin ingin menggunakan juru tulis untuk melakukan hal ini, sehingga Anda dapat tetap fokus pada kelompok dan proses.
    • Ketika Anda merekam dan keputusan tindakan, periksa dengan kelompok bahwa informasi yang Anda merekam adalah refleksi yang adil dan akurat tentang apa yang telah dibahas.
    • Ingatkan kelompok apa yang telah dibahas, dan menjaga mereka terfokus dan bergerak maju.
    • Jika ragu, meminta penjelasan sebelum diskusi bergerak pada.
    • Pastikan bahwa tanggung jawab, dan komitmen untuk, tindakan, diperoleh dan dicatat bila diperlukan.
    • Setelah peristiwa itu, tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang luar biasa dan isu-isu yang berkembang, dan bahwa proses dibawa ke sebuah kesimpulan yang sukses.

    Poin Penting :

    Untuk sebagai fasilitator yang efektif Anda harus tahu kapan wajib mengambil kiprah kepemimpinan, & kapan harus netral dan merogoh kursi belakang. Ini merupakan ekuilibrium yang sulit buat mempertahankan! Kunci untuk menjadi mahir pada peran adalah buat merencanakan & memandu proses efektif, & permanen fokus dalam proses gerombolan dan output, bukan konten yg khusus & pendapat yang terlibat.

    Fasilitasi merupakan peran, menarik berguna dan krusial untuk mengambil. Ketika memfasilitasi, mengambil saat buat berpikir mengenai proses & rencana, dan menilik keterampilan yang Anda butuhkan buat merogoh program melalui menggunakan sukses. Bangga peran fasilitasi, & menikmati menonton inspirasi-ide, solusi & sukses genre hasil!

    Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya

    Gravatar Image
    Saya Seorang Penulis Freelancer , menulis di beberapa media digital/web besar di Indonesia.

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    five × 1 =