Menu
Desain Rumah – Desain Interior – Bangun Rumah – Renovasi Rumah

Artikel: 7.4. Manajemen Pengadaan | HBS Blog

  • Share

  Meningkatkan Nilai Strategis Pembelian

Mengelola pemasok utama Anda aktif.

Semua orang membeli hal – bahan makanan, pakaian, jasa transportasi, perumahan.

Ketika Anda membeli sayuran, Anda mungkin hanya menghabiskan beberapa detik memutuskan apa dan di mana   untuk membeli. Setelah semua, jika Anda membuat kesalahan dan selesaikan dengan apel yang membusuk di mangkuk buah Anda setelah beberapa hari, uang yang Anda sudah menyia-nyiakan tidak signifikan.

Bila Anda memilih kendaraan beroda empat baru, meskipun, Anda akan menghabiskan lagi mengevaluasi apa yg Anda inginkan, dan Anda akan mempertimbangkan hal-hal misalnya harga, dan taraf layanan purna jual yg ditawarkan dealer yg tidak sinkron.

Pengadaan – membeli barang dan jasa pada tempat kerja – juga menuntut banyak sekali pendekatan tergantung pada situasi, meskipun keputusan umumnya yg lebih akbar. Terlebih lagi, karena seorang itu lain uang yang Anda belanja pada loka kerja, Anda perlu lebih ketat mengenai memastikan Anda telah mempertimbangkan seluruh faktor yg diperlukan buat membuat keputusan pembelian yg baik. Siapa yang Anda pakai sebagai pemasok? Apa jenis ketentuan kontrak yg Anda butuhkan? Apa hambatan & restriksi yg Anda miliki dalam daya beli Anda? Dan usahakan Anda menciptakan sesuatu, atau membelinya di?

Pengadaan – atau membeli – barang dan jasa berdasarkan pemasok eksternal adalah bagian penting dari kebanyakan organisasi. Bahan & dukungan yg diberikan sang pemasok Anda sering kunci keberhasilan keseluruhan organisasi mereka. Oleh karena itu, praktek yang baik buat mengelola proses penyediaan akuisisi seluruh hati-hati untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan – dan apa yang Anda bayar.

Setelah proses pada tempat memungkinkan Anda buat mengelola pemesanan, penerimaan, review, & persetujuan item – dan set up prosedur buat mengelola hubungan pemasok.

Melakukan hal ini sahih membantu Anda memastikan bahwa semua yg Anda beli adalah sinkron dengan tujuan, & membantu Anda mengenali & mengatasi masalah menggunakan cepat. Mengembangkan proses pengadaan manajemen yg efektif akan membantu Anda memaksimalkan nilai berdasarkan interaksi pemasok Anda – dan menjaga & memaksimalkan hasil berdasarkan proyek Anda.

Tentu, hal ini membutuhkan poly pekerjaan. Tetapi, apabila Anda mendapatkan pengadaan yang tepat Anda bisa menurunkan harga Anda membayar buat asal daya, dalam ketika yang sama bahwa Anda melindungi diri menurut seluruh, gangguan keterlambatan stres, dan biaya yg tiba dengan pemasok tidak bisa diandalkan atau masukan stigma.

MENDORONG EFISIENSI MELALUI PENGADAAN STRATEGIS

Krisis keuangan global telah mengganti paras strategi buat mempertinggi efisiensi operasional secara keseluruhan pada antara operator telekomunikasi terutama di Timur Tengah & Afrika. Operator diminta buat semakin fokus dalam garis-bawah ditingkatkan buat mengklaim pendanaan buat perluasan masa depan. Kondisi ini membuat salah satu pengadaan driver efisiensi krusial bagi operator.

Pengadaan strategis lebih dari sekedar memeras pemasok, tapi itu bukan perubahan menyeluruh pada pendekatan pembelian. Hal ini memungkinkan buat melakukan transisi berdasarkan fungsi dukungan ‘ad-hoc’ buat pendekatan strategis jangka panjang. Untuk memaksimalkan pergeseran ini, sangatlah krusial bahwa pendekatan ini relatif didukung sang analisis & lingkungan memfasilitasi pada organisasi.

Makalah ini menggambarkan ‘perspektif mengenai bagaimana fungsi pengadaan, secara tradisional dipandang sebagai unit administrasi dan kontrol belaka, bisa berubah sebagai’ Delta Mitra agen perubahan-‘buat operator telekomunikasi. Hal ini mungkin bisa dilakukan jika organisasi bersedia untuk mengubah model bisnis yang ada ke arah yang lebih terintegrasi buat penciptaan nilai.

KUNCI UTAMA

  • Dua pertiga dari semua biaya dari operator telekomunikasi berada dalam wilayah pengaruh fungsi pengadaan
  • Pengadaan strategis dapat membantu organisasi meningkatkan margin EBIT mereka dengan 4-8 pp
  • Keberhasilan pelaksanaan pengadaan strategis tergantung pada tiga pilar – mendefinisikan model sourcing, model organisasi dan pemerintahan secara keseluruhan

Apa Pengadaan Strategis?

Pengadaan strategis terdiri dari penerapan strategi sourcing yang benar untuk setiap elemen dalam kategori sumber. Dalam telekomunikasi, empat kategori utama jaringan, IT, Sales & Marketing dan Administrasi Umum.

Ini melibatkan mengadopsi pendekatan jangka panjang, buy-in dari seluruh organisasi serta adanya kemampuan analitis dan negosiator terampil di departemen pengadaan. Oleh karena itu, pertanyaan kunci yang perlu dijawab adalah apa strategi sourcing yang benar dan bagaimana hal ini diterjemahkan ke dalam peningkatan efisiensi? Tidak ada rumus mudah untuk strategi sourcing yang benar – terutama karena apa yang berhasil diterapkan di satu pasar atau operasi mungkin tidak bekerja di tempat lain. Aspek yang paling penting dalam pengadaan strategis adalah untuk hati-hati menjelaskan pendekatan sumber potensial mempertimbangkan strategi operator korporasi dan komersial, kepentingan strategis dan relevansi keuangan dari item yang akan bersumber dan kondisi pemasok pasar.

Meskipun krisis keuangan, pemain regional telah menyaksikan pertumbuhan pelanggan secara keseluruhan dan tetap pada mencari peluang ekspansi. Namun, operator harus menyesuaikan model mereka beroperasi pada lingkungan yang lebih sukar modal terbatas, persaingan yang tinggi dan kebutuhan menuju realisasi sinergi.

Terbatasnya akses ke modal

Akses ke modal untuk rencana ekspansi telah menjadi lebih sulit dan mahal karena lebih tinggi risiko keengganan dari industri perbankan. Hanya perusahaan yang dapat menunjukkan kinerja pasar yang luar biasa, dalam hal pertumbuhan top line serta bottom-line efisiensi, diperbolehkan akses. Dalam lingkungan ini, CAPEX dan OPEX optimasi sangat penting untuk memastikan setiap dolar yang diinvestasikan memberikan keuntungan tertinggi.

Sangat kompetitif pasar

Mirip dengan pasar Eropa yang sebanding, persaingan tinggi, dan meningkatnya tekanan pada marjin di seluruh jatuh tempo pasar Timur Tengah memerlukan peningkatan strategi efisiensi biaya. Di Afrika, efisiensi biaya secara historis memainkan peran yang jauh lebih penting daripada di Timur Tengah. Hal ini disebabkan proporsi yang lebih tinggi dari low-nilai pengguna yang membuat ROI menantang untuk mencapai.

Synergy realisasi

Setelah kegiatan konsolidasi yang intens di sektor pasar muncul mobile, sebagian besar didorong oleh pemain regional yang kuat dan berkomitmen seperti Zain, Etisalat, Orascom, Qtel dan MTN, kecepatan yang melambat. Operator menghadapi tantangan nyata dalam mewujudkan sinergi biaya yang diproyeksikan dalam rencana bisnis yang ambisius. Singkatnya, operator emerging market akan bergerak jauh dari saat mereka hanya fokus pada ekspansi untuk menghasilkan nilai pemegang saham, ke waktu ketika mereka fokus pada waktu-ke-pasar dan peningkatan efisiensi. Semua ini mengharuskan fungsi pengadaan memainkan peran sentral.

Bagaimana bisa Pengadaan Strategis berkontribusi terhadap penciptaan nilai yang efektif?

Pengadaan strategis adalah alat utama untuk konsep model bisnis baru mencari peningkatan efisiensi.

Hal ini dicapai dengan mengidentifikasi bidang utama potensi tabungan dan mengemudi model sumber inovatif yang dapat memungkinkan operator untuk menemukan kembali struktur biaya mereka. Misalnya dengan mengubah biaya tradisional tetap menjadi variabel melalui model outsourcing. Meskipun tidak semua kategori biaya dapat dipengaruhi oleh pengadaan, biasanya sampai dua pertiga dari semua biaya dari operator telekomunikasi berada dalam wilayah pengaruh fungsi pengadaan. Memfokuskan sumber daya pada sumber yang paling relevan dari biaya, fungsi pengadaan dapat mendukung operator dalam mencapai peningkatan efisiensi penting dalam jangka pendek. Hal ini dicapai dengan manipulasi langsung maupun tidak langsung dari tuas pembelian kunci

  1. Harga barang dan
  2. Volume pembelian.

1. Harga barang

Dengan dukungan dari unit bisnis lainnya, pengadaan diberikan tanggung jawab untuk mengevaluasi, membandingkan dan (re) negosiasi harga dengan vendor di semua lini bisnis, berdasarkan pada penawaran awal dan terbaik harga pasar yang tersedia.

2. Volume pembelian

Menindaklanjuti kebutuhan masing-masing unit bisnis, pengadaan harus berkonsentrasi pada permintaan, memusatkan hubungan dengan vendor dan mencapai harga diskon melalui kekuatan negosiasi ditingkatkan. Secara paralel, pengadaan juga harus internal berusaha untuk kebijakan konsumsi ditingkatkan dan mekanisme kontrol.

Hasil positif oleh tindakan jangka pendek dan alat dapat dibawa ke tingkat berikutnya dengan dukungan dari fungsi pengadaan strategis berfokus pada peningkatan keseluruhan sumber dan pembelian proses. Berdasarkan pengalaman Delta Partners ‘, diamati bahwa potensi untuk rentang penciptaan nilai antara 4 – 8 pp margin EBIT untuk pemain pasar khas muncul mobile (Seperti ditunjukkan dalam Exhibit 1).

Studi Kasus: Sebuah operator mobile yang secara historis mengandalkan distributor bahan bakar lokal memutuskan untuk memperluas cakrawala dengan mempertimbangkan importir internasional dalam rangka mengurangi ketergantungan pada pemain lokal. Ini membantu untuk meningkatkan keamanan pasokan, dan menurunkan tingkat keseluruhan

Bagaimana organisasi menerapkan Pengadaan Strategis?

1. Sourcing Model

Sebuah model sumber yang kuat sangat penting bagi keberhasilan keseluruhan pengadaan strategis karena diperlukan untuk masing-masing dari empat kategori utama telekomunikasi – Jaringan, IT, Sales & Marketing dan Administrasi Umum. Dalam rangka untuk mendapatkan item yang berbeda dalam masing-masing kategori, model sourcing perlu mempelajari lebih dalam aspek menghabiskan analisis, manajemen pemasok hubungan, dan rencana kategori.

1.1 Menghabiskan analisis

Langkah pertama menuju pendekatan strategis dalam fungsi pengadaan adalah pencapaian transparansi seluruh organisasi pada apa yang dibeli oleh siapa, jenis persetujuan yang disyaratkan dan keteraturan nya.

Adalah penting bahwa unit pengadaan memiliki orang dengan profil analitis dalam rangka untuk melakukan secara teratur menghabiskan analisis dan pelaporan. Misalnya, hanya dengan menginstal transparansi tentang menghabiskan, dan penyaluran setiap order pembelian melalui departemen pengadaan (diberdayakan untuk proses negosiasi keseluruhan), operator seluler mampu mengurangi OPEX tahunan menghabiskan sebesar 2%.

1.2 Pemasok manajemen hubungan

Langkah berikutnya dalam strategi sourcing adalah untuk penelitian pilihan sumber yang tersedia di pasar pemasok, yang dapat berasal dari vendor lokal atau internasional. Sebuah penilaian rinci dari pilihan pemasok yang berbeda harus dilakukan, menimbang berbagai kriteria, seperti harga, lead time, kualitas, dukungan di tempat dan kondisi jangka panjang, antara lain. Di sini, petugas pengadaan harus menggunakan kreativitas mereka dalam mengeksplorasi pilihan alternatif pasokan. Sebuah pemasok pra-kualifikasi proses untuk memastikan mereka memenuhi persyaratan selaras dengan strategi pengadaan dan kebijakan juga diperlukan.

1.3 Kategori rencana

Implementasi dari strategi sourcing sukses juga didasarkan pada perencanaan yang efektif kategori. Untuk semua item dalam empat kategori – yaitu Jaringan, IT, Penjualan & Pemasaran dan administrasi umum, unsur-unsur dari strategi vendor, hubungan, struktur harga, syarat pembayaran dan persyaratan pengiriman memainkan peran penting. Hal ini memerlukan yang jelas tentang sumber pembelian (seperti produsen peralatan asli, grosir atau pengecer), gunakan salah satu pemasok / multiple, pendek atau jangka panjang secara persyaratan kredit, atau uang tunai, dan keputusan tentang jangka waktu pengiriman.

Sebagai aturan, kerangka keseluruhan harus berisi semua item yang diminta dari pemasok sebagai bagian dari kutipan yang disediakan, bersama dengan prospek jangka panjang volume tahunan serta re-negosiasi siklus. Hal ini perlu diformalisasikan secara tertulis dan diumumkan kepada karyawan masing-masing pengadaan.

Studi Kasus: Didukung oleh dukungan penasehat Delta Mitra, operator seluler MEA mampu mengurangi CAPEX jaringan dengan 35%, melalui negosiasi ulang terpusat elemen jaringan. Hal ini didasarkan pada proses penawaran yang kompetitif dan penutupan perjanjian kerangka kerja untuk tahun yang akan datang.

2. Organisasi Model

Pengenalan pengadaan strategis dalam suatu organisasi harus dilakukan dalam pendekatan bertahap. Pertama, sebuah organisasi pengadaan mampu dan diberdayakan perlu diletakkan di tempat. Kebanyakan organisasi modern yang memilih prinsip manajemen kategori, dimana setiap karyawan bertanggung jawab untuk pengadaan kategori tertentu.

Namun, pengadaan strategis belum tentu terkait dengan model organisasi tertentu. Terlepas dari ‘operator set-up, karyawan pengadaan harus spesialis dengan pengalaman yang kuat di daerah dan memiliki tidak hanya terdengar keterampilan kuantitatif dan analitis, tetapi juga kemampuan untuk berkomunikasi dan bernegosiasi secara efektif. Di atas semua, integritas adalah persyaratan mutlak. Agar efektif, organisasi pengadaan harus diberdayakan oleh manajemen perusahaan.

Pemberdayaan dilakukan dengan memilih tingkat pelaporan yang memadai dalam organisasi yang kemungkinan besar Chief Financial Officer (CFO). Namun, ini bukan aturan keras dan cepat dan harus disesuaikan dengan kondisi pasar lokal. Sebagai contoh, di pasar berkembang, di mana jaringan cepat roll-out diperlukan, operator seluler menunjuk Direktur Pengadaan dalam Komite Eksekutif sebagai seorang eksekutif C-level, yaitu CPO (Chief Officer Pengadaan). Ini mencerminkan pentingnya organisasi diberikan kepada pengadaan sebagai fungsi penting terutama ketika waktu-ke-pasar sangat penting.

Studi Kasus: Sementara mendukung operator MEA dalam proses tender dan pemilihan vendor pilihan di wilayah tersebut, Mitra Delta membantu menciptakan sebuah platform yang bisa mencapai penghematan annoal dari 30% dan 15% pada SIM dan pembelian kartu awal masing-masing

3. Struktur Tata Kelola

Sebuah sistem pemerintahan yang memadai sangat penting untuk meraup keuntungan dari pengadaan strategis, seperti pengadaan strategis sering berorientasi pada pencapaian tabungan, dan dapat bertentangan dengan kepentingan unit bisnis. Sebuah proses eskalasi kepada manajemen senior perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan untuk mengatasi konflik tersebut. Sistem pemerintahan juga harus mencakup mekanisme untuk mengelola hubungan dengan pemasok. Dengan cara ini, tren baru dan isu-isu potensial dapat dideteksi sedini mungkin dan model sumber baru dapat dirancang untuk bereaksi sesuai.

Daripada ketat melihat P & L pengurangan biaya efektif yang dibandingkan dengan tahun lalu yang menghabiskan, pengadaan kebutuhan metodologi sendiri penghematan perhitungan untuk mengakses penghematan benar. Ini harus auditable dan didukung namun pada saat yang sama cukup insentif karyawan. Delta Mitra telah mengembangkan metodologi miliknya penghematan klasifikasi, akuntansi untuk berbagai jenis tabungan tergantung pada sifat dari proses pembelian yang efektif.

Penghematan keras: Ini termasuk penghematan terdaftar terhadap sejarah menghabiskan data dan dengan demikian secara langsung tercermin dalam akun P & L.

Penghematan lunak: Ini termasuk pengurangan biaya yang tidak dapat dihitung dengan menggunakan data historis dan karena itu tidak membuat dampak langsung pada P & L account. Namun, mereka meminimalkan dampak negatif terhadap bottom line-bahwa pengeluaran yang lebih tinggi untuk item tertentu akan menyebabkan. Contoh. Harga pengurangan melalui negosiasi selama pembelian item baru.

Biaya penghindaran: Ini termasuk pengurangan biaya yang telah dicapai sebagai hasil dari perubahan spesifikasi produk (perubahan lingkup) karena keterlibatan fungsi pengadaan. Pendaftaran menghindari biaya menyiratkan suatu proses negosiasi antara pengguna bisnis (bertanggung jawab atas permintaan) dan departemen pengadaan (bertanggung jawab untuk pembelian).

Ilustrasi Praktek Pengadaan Strategis Terbaik

Target harga: Alih-alih menggunakan proses RFP kompetitif, operator seluler bergeser ke ‘model penetapan harga target’, pengaturan pemasoknya target harga untuk kategori produk tertentu, yang mengarah ke transparansi maksimal. Ini target harga berasal dari harga pasar dunia secara keseluruhan, akuntansi untuk ‘mark-up’ untuk mencerminkan biaya tambahan (Contoh transportasi, distributor marjin dll). Penghematan keseluruhan dicapai diperkirakan sekitar US $ 1 per tahun Mn

Membalikkan lelang: Standardisasi P & S permintaan, menjaga harga sebagai satu-satunya variabel untuk membandingkan pemasok melawan. Lelang terbalik juga dapat dilakukan melalui Internet, lebih lanjut mengurangi waktu dan usaha. Sebagai contoh, operator MEA mengidentifikasi penyedia pemeliharaan situs baru yang terintegrasi melalui proses lelang terbalik kompetitif, yang mengarah ke pengurangan biaya 40%

Volume bundling: pengadaan Terpusat pada level Group memungkinkan untuk standarisasi Produk & Jasa (P & S) di semua operasi serta diskon kuantitas. Sebuah operator selular yang dibundel CAPEX tersebut pada tingkat Grup mampu mengurangi jaringan CAPEX sebesar 35%

Sumber komponen yang berbeda: Dalam beberapa situasi, mungkin khusus untuk komponen sumber yang berbeda dari pemasok yang berbeda, bukan seluruh paket dan terpusat. Hal ini dapat menyebabkan penawaran yang paling kompetitif dari sumber yang berbeda. Selanjutnya, kerangka sumber global yang melayani jejak operator, selanjutnya dapat memberikan kontribusi terhadap penghematan yang signifikan

Pemasok pilihan: Pemilihan pemasok pilihan menggunakan satu set yang telah ditentukan parameter memastikan kontrol kualitas serta membantu untuk mendapatkan tarif istimewa. Operator seluler bisa mendapatkan upgrade EDGE secara gratis dari vendor sebagai imbalan untuk pemberian kontrak eksklusif untuk jaringan 3G roll-out di negara Eropa

Diskon dengan voucher: Dalam kasus tertentu, operator dapat bernegosiasi untuk voucher diskon dari vendor pada saat menempatkan pesanan besar. Ini kemudian dapat digunakan dalam pembelian berikutnya

Kontrak jangka panjang / dibandingkan membeli tempat: Untuk pasar pasokan stabil (misalnya bahan bakar), mungkin akan bermanfaat untuk masuk ke dalam perjanjian jangka panjang dengan harga tetap untuk jangka waktu tertentu untuk lindung nilai terhadap kenaikan harga yang diharapkan

Outsourcing: Delta Partners didukung operator seluler dalam outsourcing fungsi call center untuk penyedia layanan eksternal, menghasilkan penghematan sekitar 10% dari biaya operasi, bersama kualitas pelayanan meningkat

Integrasi Backwards: Jika produk / jasa yang dibeli adalah penting tinggi untuk operator (penyedia konten misalnya), dekat kerjasama dengan pemasok tertentu atau integrasi bahkan mundur mungkin strategi yang layak

Kesimpulan

Sejak krisis keuangan global muncul lebih dari setahun yang lalu, MEA operator telekomunikasi telah melambat ekspansi agresif mereka berencana karena keterbatasan dana. Sementara itu, kebutuhan untuk membangun sinergi dan adanya persaingan yang meningkat di pasar yang ada terus menekan margin. Dalam lingkungan ini, pengadaan strategis telah terbukti menjadi tuas kuat dalam rangka meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Operator seluler yang telah sadar diinvestasikan dalam orientasi ulang-unit tersebar mereka beli, mengubah tempat murni operasional mereka membeli pendekatan menjadi satu jangka panjang, strategi terpadu, biasanya membuat fungsi kelompok terpusat menjadi pendorong terikat untuk berhasil.

Delta Mitra telah memiliki eksposur signifikan mendukung operator di seluruh pasar negara berkembang dalam pembentukan fungsi pengadaan strategis. Berdasarkan pengalaman, penghematan hingga 4 sampai 8 pp laba operasi (EBIT) dapat dicapai oleh mereka operator yang berhasil dalam proses ini. Mereka mengambil inisiatif untuk mengubah fungsi pengadaan menjadi “agen perubahan” yang bekerja bergandengan tangan dengan pengguna bisnis untuk mendefinisikan kembali model operasi tradisional untuk penciptaan nilai.

Operator bersedia untuk mengadopsi pengadaan strategis dalam organisasi mereka perlu berkonsentrasi pada tiga dimensi utama:

Definisi model sumber strategis untuk kategori pengadaan kunci, yang membutuhkan rinci menghabiskan analisis dan pengembangan rencana rinci kategori sebagai masukan untuk memilih strategi yang paling tepat

Penciptaan sebuah organisasi pengadaan mampu dan diberdayakan dimana setiap karyawan pengadaan bertanggung jawab untuk kategori tertentu seperti Jaringan, IT, Penjualan & Pemasaran Umum dan administrasi

Dalam kajian mendalam dari organisasi pengadaan dan definisi dari model pemerintahan yang mencakup isu-isu pengadaan baik spesifik serta interaksi dengan pengguna bisnis untuk memastikan pengambilan keputusan terintegrasi. Organisasi juga perlu mengembangkan kemitraan jangka panjang dengan pemasok, melalui peningkatan intelijen pasar melalui penelitian pemasok ketat, jelas penjual pra-kualifikasi kriteria dan evaluasi berkala & mekanisme umpan balik

Ketika dunia mulai melihat melampaui krisis saat ini dan mengambil langkah-langkah pertama menuju pemulihan, operator menguasai pengadaan strategis akan dapat muncul kembali kuat, memanfaatkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan ini untuk memperkuat posisi mereka dalam lingkungan yang semakin tangguh di pasar negara berkembang.

Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya

  • Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.