Menu
Desain Rumah – Desain Interior – Bangun Rumah – Renovasi Rumah

Artikel: 7.8. Menggunakan Instant Messaging (IM) Efektif | HBS Blog

  • Share

Dos & Larangan untuk Komunikasi Cepat

Pelajari cara memakai IM produktif.

Phil ada di tengah-tengah meneliti dan menulis laporan bahwa bosnya kebutuhan pada akhir hari, tapi dia hilang bagian kunci dari informasi.

Ia tahu bahwa rekannya, yang bekerja di gedung lain,  memiliki informasi yang diperlukan.

Tetapi, dia tidak ingin meneleponnya karena beliau memahami bahwa beliau sibuk bekerja dalam laporan sendiri hari ini. Dan itu mampu beberapa jam sebelum dia mengusut email-nya.

Jadi, beliau mengirimkan pesan instan nya melalui aplikasi IM organisasinya. Dalam beberapa mnt, dia menjawab, dan Phil menambahkan keterangan buat laporannya.

Meskipun pesan instan (IM) pada awalnya digunakan menjadi cara buat permanen herbi famili & teman-sahabat, sekarang menunjukan nilainya dalam global bisnis. Manajer dan staf mengandalkan IM buat mengajukan pertanyaan, berkolaborasi pada proyek, & memonitor tim berbasis rumah atau impian.

Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi pro dan kontra menurut memakai IM di tempat kerja. Kami jua akan melihat etiket IM, & menunjukkan Anda bagaimana buat menggunakannya secara efektif & produktif.

Instant messaging (IM) bisa menjadi alat yang hebat buat cepat berkomunikasi dengan rekan pada dalam dan di luar perusahaan Anda. Buku alamat IM memiliki nama hampir semua orang di perusahaan supaya perlu berbicara dengan secara teratur. Untuk Product Manager, hal ini dapat menambahkan hingga poly nama.

Seperti bentuk communcation, tentu saja, IM sudah pro, kontra, & aturan buat etiket. Berikut merupakan beberapa trik untuk membuat IM bekerja :

  • Selalu memulai percakapan baru dengan “yt?” atau “hei”: Ini adalah cara sopan untuk mendapatkan perhatian seseorang. Saya pernah membuat kesalahan dengan meluncurkan ke dalam percakapan IM rinci dengan sementara orang, tanpa sepengetahuan saya, mereka berada di ruang konferensi memproyeksikan desktop mereka untuk bertemu dengan 10 orang. Aku mendengar tentang gangguan saya nanti di jalan besar! (Tentu saja, jika Anda memproyeksikan desktop Anda, jangan lupa untuk mematikan IM sehingga Anda tidak perlu mendapatkan interupsi baik.)
  • Luangkan waktu sejenak untuk berpikir sebelum Anda menulis: Terutama ketika saya memiliki beberapa IM jendela yang terbuka, beberapa kali saya sudah hampir mengirimkan orang yang salah pesan yang bermakna atau bahkan mungkin tidak pantas bagi mereka. Hati-hati tentang siapa Anda bicara.
  • Singkatan diperbolehkan: Saya selalu menggunakan yt = Anda di sana, kwim = tahu apa yang saya maksud, dll saya tidak akan melakukan ini dalam email atau apa pun yang ditulis, tetapi IM cocok untuk pikiran cepat?.
  • Ingat, Anda masih seorang profesional: Jangan terlalu longgar dengan ejaan, kesalahan ketik, dll, terutama dengan rekan-rekan. Ini baik untuk skim kontribusi Anda ke percakapan sebelum mengklik enter untuk mengirimkannya.
  • IM dapat disimpan tanpa batas: Ini salah satu memotong kedua cara – kadang-kadang aku sudah diambil IM lama dari beberapa minggu lalu yang berisi URL menarik yang saya ingin melihat lagi, tapi ingat bahwa apapun yang Anda sedang menulis mungkin akan tetap sekitar untuk sementara waktu. Seperti dengan media sosial, menghindari menulis apapun yang Anda tidak ingin melihat di papan reklame di suatu tempat.
  • Jauhkan rekan kerja Anda dan teman-teman yang terpisah: Menyiapkan folder yang berbeda dari kontak IM untuk melacak rekan-rekan secara terpisah dari teman secara terpisah dari keluarga membantu menjaga bisnis dan kehidupan pribadi dalam rangka. Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, khususnya seseorang yang kita pernah Imed dengan teratur, kita pindahkan mereka dari  “rekan” kita ke folder  “teman” jadi kita cepat dapat menemukan mereka jika kita perlu untuk menjangkau mereka lagi.

Bagaimana Untuk Secure Komunikasi Instant Messaging Anda?

Instant messaging (IM) terdapat sebelum Internet pada multi-user sistem operasi sedini tahun 1960-an. Pada tahun 1996, Internet-lebar IM menjadi poly tersedia melalui platform ICQ. Selama hari-hari awal Internet IM, ICQ dan selanjutnya layanan pesan instan kurang privasi dan keamanan. Meskipun layanan IM sudah menaikkan langkah-langkah keamanan, masih poly risiko dalam menggunakan layanan IM. Mengambil tindakan pencegahan yang memastikan IM kondusif.

1. Gunakan layanan pesan yang mendukung enkripsi buat otentikasi selama log in & waktu pesan dikirim & diterima, misalnya Skype atau AOL Instant Messenger. Enkripsi membantu untuk menjaga password Anda dan pesan dari hacked oleh orang yang nir diinginkan di Internet.

Beberapa penyedia IM mempunyai enkripsi diaktifkan secara default sementara yg lain meminta Anda untuk mengubahnya pada Pengaturan messenger Anda sendiri. Sebelum menggunakan layanan, periksa pengaturan Anda buat memastikan enkripsi diaktifkan.

Dua. Lebih memilih sebuah perusahaan IM yang tidak menyimpan log atau sejarah berdasarkan komunikasi. Banyak layanan IM berkata mereka membersihkan log mereka setiap beberapa minggu, kecuali segelintir, termasuk MSN Messenger Instant, tidak menyimpan log berdasarkan kegiatan pengguna.

3. Berkomunikasi melalui IM menggunakan orang yg sudah Anda kenal & percaya. Ini adalah cara terbaik buat menghindari virus atau file berbahaya melalui platform IM.

4. Selalu mempunyai anti-virus software diperbarui selama sesi IM. Ini akan menaruh Anda keamanan tambahan menurut invasi firewall mungkin atau virus yang bisa ditularkan sadar berdasarkan teman dan kolega Anda.

5. Log off IM jika Anda selesai mengobrol bukan hanya meminimalkan ventilasi. Matikan pilihan koneksi otomatis pada perangkat lunak IM Anda. Tidak perlu meninggalkan personal komputer Anda terbuka buat risiko saat Anda tidak aktif pesan.

Bagaimana Aman Apakah Instant Messaging?

Pesan Instan perangkat lunak (IM) dapat sebagai alat yang sangat membantu, tetapi kita memahami risiko berikut:

Jangan berpikir dialog sehari-hari Anda IM eksklusif. Mereka akan melalui jaringan nir terenkripsi dan bisa menggunakan gampang stealed. IM bukan cara yg baik buat mentransfer data sensitif seperti nomor kartu kredit, password, & angka jaminan sosial. Ini mengenai kondusif seperti email, yang mengatakan "nir semua yg aman."

Cacing jua merupakan kasus akbar. Beberapa IM cacing akan mengirim pesan ke seluruh teman IM Anda menggunakan instruksi buat "klik disinidanquot; buat memainkan permainan komputer atau melihat gambar, tetapi intinya bukan buat URL berbahaya yang menginstal virus.

Pesan-pesan ini akan muncul buat teman-sahabat Anda baik sebagai Anda memulai sesi dengan mereka atau di tengah-tengah sesi IM yang sudah ada dengan Anda. Dan worm ini bahkan relatif pandai buat meniru sahabat Anda pada percakapan jika Anda mencoba buat memverifikasi bukti diri nya dengan pertanyaan seperti, "Apakah sahih kau?" Untuk mencegah infeksi, menjaga aplikasi IM Anda up-to-date & selalu menginstal patch keamanan terkini.

Pesan Instan – bisnis indera Esensial atau pembuang waktu?

Instant Messaging (IM) merupakan alat tak jarang diabaikan untuk kolaborasi jeda jauh dan menjaga tim impian terhubung. Yang dulu merupakan alat yang digunakan sang anak-anak buat chatting menggunakan sahabat-teman mereka sekarang memperlihatkan fitur bisnis yang berguna seperti transfer file, konferensi video, multi-orang chatting, dan menyebarkan dokumen.

Bagi poly pekerja pengetahuan IM telah sebagai indera bisnis misi kritis , misalnya telepon atau email, buat tetap herbi anggota tim dan rekan kerja. Tetapi buat banyak hal adalah satu lagi sumber digital menurut interupsi yang menggerogoti produktivitas waktu bekerja pada kantor impian Anda.

Meskipun sering berspekulasi bahwa IM menyebabkan gangguan meningkat dan penurunan produktivitas – Sebuah penelitian terbaru oleh para peneliti di Ohio State University dan University of California, Irvine menemukan bahwa pekerja yang menggunakan instant messaging pada pekerjaan dilaporkan gangguan kurang dari rekan-rekan yang tidak.

“. . . Penelitian menunjukkan bahwa instant messaging sering digunakan sebagai pengganti bagi yang lain, bentuk yang lebih mengganggu komunikasi seperti telepon, e-mail, dan tatap muka percakapan. Menggunakan pesan instan menyebabkan percakapan lebih lanjut tentang komputer, tapi percakapan yang singkat. “

Studi lain baru menemukan bahwa IM sering merupakan alat yang lebih baik untuk brainstorming daripada email.

Pendapat saya adalah bahwa, seperti alat apapun, itu benar-benar tergantung pada bagaimana Anda menggunakannya. Ini adalah salah satu alasan mengapa saya merekomendasikan bahwa tim virtual pengaturan atas Pedoman Komunikasi yang mendiskusikan bagaimana mereka akan menggunakan berbagai bentuk komunikasi dan mengambil beberapa waktu untuk berkomunikasi tentang bagaimana mereka akan berkomunikasi.

Apakah IM yang lebih baik buat brainstorming?

Menurut sebuah kertas dalam edisi terbaru jurnal Standar Komputer & Interfaces , jawabannya adalah ya.

Tampaknya tim yang berkolaborasi menggunakan perangkat lunak messageing instan seperti MSN messenger atau googletalk menghasilkan ide-ide lebih dari mereka yang menjawab pada email sebagai gantinya.

Para peneliti dari Universitas Pasifik di California, AS, National Chung Cheng University di Taiwan dan Miami University, AS, memutuskan untuk menyelidiki masalah karena penggunaan IM berkembang pesat di tempat kerja dan mereka ingin tahu apa konsekuensi ini mungkin untuk cara organisasi bekerja.

Para peneliti merekrut empat puluh dua-orang tim mahasiswa pascasarjana bisnis, dan membagi mereka ke dalam kelompok IM dan email. Setiap tim kemudian harus mengatasi masalah bisnis yang dihadapi sebuah perusahaan auto-perbaikan, hanya menggunakan metode komunikasi dialokasikan mereka.

Untuk beberapa alasan kertas tidak mengatakan berapa lama tes terbaru. Tapi, rata-rata, tim IM menghasilkan satu ide yang lebih dibandingkan mereka yang menggunakan email. Para peneliti menyarankan hal ini mungkin karena kecepatan IM dibandingkan dengan email. Mungkin itu juga menunjukkan bahwa, ketika datang untuk menghasilkan ide-ide, lebih baik tidak keluarkan untuk berpikir panjang atas balasan Anda, seperti yang bisa terjadi dengan email.

Penelitian ini jauh dari lengkap – tapi itu menarik untuk berpikir tentang efek teknologi yang berbeda mungkin memiliki pada kinerja manusia. Aku ingin tahu apakah wiki dan blog juga meningkatkan produktivitas dan kreativitas. Mengingat bahwa semakin peneliti menggunakan mereka untuk kolaborasi , mereka bisa meningkatkan laju penemuan ilmiah juga?

Home | Bab Sebelumnya | Menu | Bab Selanjutnya

  • Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.